Rinkitės tinkamą dokumentų formatą
Ilgalaikiam elektroninių dokumentų saugojimui formato pasirinkimas yra ypač svarbus:
● ADOC – Lietuvos valstybinis standartas, užtikrinantis ilgalaikį parašų galiojimą. Puikiai tinka dokumentams, kurie turi būti saugomi dešimtmečius ir teikiami valstybės institucijoms.
Susiję straipsniai
● PDF/A – tarptautinis ilgalaikio saugojimo formatas, kuris išsaugo visą dokumentų formatavimą ir vaizdą nepriklausomai nuo naudojamos programinės įrangos.
● ASiC – europinis standartas, patogus tarptautiniams dokumentams, kurie turi būti prieinami skirtingose ES šalyse.
Dokumentus, kuriuos pasirašote elektroniniu parašu Dokobit platformoje, galite išsaugoti bet kuriuo iš šių formatų, užtikrinant ilgalaikį jų galiojimą.
Parašų patvarumas – laiko žymos būtinybė
Elektroniniai parašai laikui bėgant gali prarasti savo galiojimą dėl sertifikatų pasibaigimo ar algoritmų nuvertėjimo. Štai kodėl būtina naudoti:
● Kvalifikuotas laiko žymas – jos patvirtina, kad dokumentas buvo pasirašytas tuo metu, kai parašo sertifikatas galiojo.
● XAdES-X-L parašo formatą – jis saugo visą parašo tikrinimui reikalingą informaciją dokumente.
● Reguliarų parašų galiojimo tikrinimą – bent kartą per metus įsitikinkite, kad jūsų archyvuoti dokumentai vis dar turi galiojančius parašus.
Dokobit automatiškai prideda kvalifikuotas laiko žymas prie visų jūsų pasirašomų el. parašu dokumentų, užtikrindama jų ilgalaikį galiojimą.
Šifravimas ir atsarginės kopijos
Konfidencialių dokumentų saugojimui reikia papildomų apsaugos priemonių:
● Šifravimas – naudokite stiprų AES-256 šifravimą ypač svarbiems dokumentams.
● Apsaugoti slaptažodžiai – sukurkite ir saugiai laikykite sudėtingus slaptažodžius.
● Reguliarios atsarginės kopijos – laikykitės 3–2–1 taisyklės: trys kopijos, dviejose skirtingose laikmenose, viena kopija – nuotoliniame serveryje.
Debesijos privalumai ir rizikos
Debesijos sprendimai tapo populiariausiu elektroninių dokumentų saugojimo būdu dėl savo patikimo prieinamumo ir automatinių atsarginių kopijų. Tačiau rinkdamiesi debesijos paslaugų teikėją, atkreipkite dėmesį į:
● Serverių lokaciją – patikrinkite, ar duomenys saugomi ES teritorijoje, laikantis BDAR reikalavimų.
● Šifravimą perduodant duomenis – užtikrinkite, kad naudojamas TLS/SSL protokolas.
● Paslaugos teikėjo sertifikatus – ieškokite ISO 27001 ir kitų saugumo standartų.
● Aiškią sutartį – susipažinkite su paslaugų teikimo sąlygomis ir duomenų valdymo politika.
Ilgalaikio archyvavimo strategija
Sėkmingam ilgalaikiam dokumentų archyvavimui rekomenduojame:
1. Sukurkite aiškią archyvavimo politiką – aprašykite, kokie dokumentai, kokia tvarka ir kiek ilgai bus saugomi.
2. Pridėkite metaduomenis – palengvinkite paiešką pridėdami aprašomuosius duomenis.
3. Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite – bent kartą per metus įvertinkite savo archyvavimo sistemą.
4. Laikykitės teisinių reikalavimų – sekite Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymus ir kitus teisės aktus.
Dokobit platformoje galite ne tik saugiai pasirašyti el. parašu, bet ir patikrinti jau pasirašytų dokumentų galiojimą bet kuriuo metu. Tai padeda užtikrinti ilgalaikį jūsų elektroninių dokumentų autentiškumą ir teisinį galiojimą.
Rūpindamiesi savo skaitmeniniais dokumentais šiandien, užtikrinsite, kad jie bus prieinami, teisiškai galiojantys ir saugūs tiek dabar, tiek ateityje.