Tai rodo ISM universiteto tyrėjo Eriko Marcinkevičiaus atliktas tyrimas, kuriame nagrinėta, kaip pranešimai (angl. k. – notifications) veikia darbuotojų susitelkimą ir darbo rezultatus.
Prasidėjo nuo asmeninio eksperimento
Kaip sako pats E. Marcinkevičius, susidomėjimas pranešimų srauto įtaka produktyvumui kilo iš asmeninės patirties. Erikas pasakoja, kad dar gerokai prieš tyrimą pats ryžosi eksperimentui, kurio metu pabandęs sumažinti nuolatinius trikdžius, jis aiškiai pajuto, kaip tai keičia kasdienį darbo ritmą ir susitelkimą.
„Asmeninio eksperimento metu kuriam laikui iškeičiau išmanųjį telefoną į 2008 mygtukinį. Per kelias savaites pranešimų srautas beveik išnyko, o kartu atsirado ir aiškūs pokyčiai kasdienybėje. Pastebėjau, kad galiu ilgiau sutelkti dėmesį, rečiau kyla automatinis noras tikrinti telefone, ar kažko nepraleidau. Taip pat tapo lengviau susikaupti darbui ir palaikyti pokalbį su žmonėmis. Jaučiausi ramesnis, labiau pailsėjęs ir susitelkęs į tai, ką darau. Papildomai miegas vidutiniškai pailgėjo apie 24 proc., o pagerėjęs širdies ritmo kintamumo (HRV) rodiklis signalizavo mažesnę įtampą ir geresnį atsistatymą. Tai leido pamatyti, kad net ir nedideli momentiniai trikdžiai per dieną turi apčiuopiamą poveikį“, – sako E. Marcinkevičius.
Susiję straipsniai
Darbas keičiasi, rezultatai – ne
Ši patirtis, pasak E. Marcinkevičiaus, paskatino jį pažvelgti plačiau – įvertinti, ar panašų poveikį nuolatiniai pranešimai daro ir darbo aplinkoje. Jo atliktame tyrime dalyvavo 244 žmonės, suskirstyti į keturias grupes: vieni dirbo be pranešimų, kiti gavo tik su darbu nesusijusius pranešimus, treti – tik su darbu susijusius, o ketvirta grupė – įvairius.
„Visi dalyviai atliko tas pačias užduotis, o tyrimo metu buvo vertinama, kaip tiksliai jos atliktos, kiek laiko tai užtruko ir kaip patys dalyviai vertino savo susitelkimą. Tyrimas parodė, kad pranešimai nuosekliai didina išsiblaškymą – net ir tada, kai žmogus jų neatidaro. Kitaip tariant, net ir neperskaitytos žinutės blaško dėmesį. Tačiau kartu paaiškėjo, kad užduočių tikslumas tarp grupių reikšmingai nesiskyrė – žmonės geba išlaikyti rezultatą net ir aplinkoje, kurioje netrūksta nuolatinių dirgiklių“, – sako E. Marcinkevičius.
Anot tyrimo autoriaus, būtent tai paaiškina, kodėl organizacijose dažnai nepastebima, kad darbuotojai dirba nuolat blaškomi – vertinamas galutinis rezultatas, o ne tai, kokiomis sąlygomis jis pasiekiamas.
„Dažnu atveju rezultatas pasiekiamas didesnėmis darbuotojo pastangomis ir kognityvine apkrova – žmonės sąmoningai ignoruoja trikdžius, dirba greičiau, susitelkia trumpais intervalais. Trumpuoju laikotarpiu tai veikia, tačiau ilgainiui didina nuovargį ir mažina darbo našumą“, – teigia jis.
Pasak E. Marcinkevičiaus, nuolatinį blaškymąsi organizacijose lemia aiškių komunikacijos susitarimų stoka – nėra apibrėžta, kada tikimasi atsako ir kiek darbuotojai turi būti pasiekiami.
„Kalbant su vadovais, išryškėjo gana nuosekli tendencija – pranešimai daugelyje organizacijų yra tapę nuolatiniu darbo fonu. Jie nėra aiškiai reguliuojami, todėl atsiranda nerašytas lūkestis reaguoti greitai ir būti nuolat pasiekiamam. Tokioje aplinkoje darbo diena natūraliai fragmentuojasi – tampa sunku rasti ilgesnį laiką nepertraukiamam susitelkimui. Dėl to labiausiai nukenčia užduotys, kurioms reikia gilesnio mąstymo – analizė, strateginiai sprendimai ar kūrybinis darbas. Svarbu tai, kad ši problema nėra vien individualaus susikaupimo klausimas. Ji susijusi su tuo, kaip organizuojamas darbas ir kokie yra komunikacijos įpročiai organizacijoje“, – sako E. Marcinkevičius.
Ką reikia daryti kitaip?
Pasak E. Marcinkevičiaus, situaciją organizacijos gali keisti gana paprastais sprendimais – svarbiausia ne atsisakyti technologijų, o aiškiai susitarti, kaip jos naudojamos.
„Svarbiausia yra susitarti, kaip naudojami komunikacijos kanalai. Pavyzdžiui, aiškiai apibrėžti, kas laikoma skubu ir per kurį kanalą tai komunikuojama, o kas gali palaukti. Taip pat svarbu susitarti dėl atsakymo laiko – ne kiekviena žinutė reikalauja reakcijos per kelias minutes. Kuo daugiau aiškumo, tuo mažiau poreikio nuolat tikrinti žinutes ir į jas reaguoti. Tą patį reiktų pritaikyti ir darbo užduočių formavimo logikai, kad dirbant kiltų kuo mažiau klausimų ir neaiškumo. Tai leidžia darbuotojams išlaikyti susitelkimą ir sumažina nereikalingą įtampą“, – teigia tyrėjas.