Paulius yra suorganizavęs daugybę įvairių renginių – nuo pasakiškų švenčių iki griežto protokolo diktuojamų verslo susitikimų ar konferencijų.
Jis žino, kad renginio sėkmę lemia ne tik tai, ar renginio scenarijus vyko tiksliai pagal planą, ar koncertavo pasaulinio garso žvaigždė, ar buvo vaišinama brangiausiu šampanu. Kone vienintelis svarbus veiksnys – svečių patirtos emocijos.
„Renginys pavyko ar ne, atskleidžia vienas paprastas dalykas – ar jo dalyviai norėtų šventę pakartoti dar kartą“, – tvirtino P.Šiupienius.
Renginių organizatorius pasidalijo patarimais, kaip suorganizuoti šventinį įmonės vakarėlį, kuris įsimintų ilgam, o jame dalyvavę žmonės būtų įkvėpti naujiems karjeros užmojams. Į ką svarbiausia atkreipti dėmesį?
1. Biudžetas. Visuomet pravartu nustatyti konkrečią ar bent preliminarią sumą, kuri bus skirta renginiui. Jeigu konkrečios sumos nėra, reikėtų pagalvoti apie sumą, kurios nepageidaujama viršyti. Tai padeda renkantis organizatorius, tiekėjus ir planuojant renginio eigą.
2. Šventės planavimo data. Kuo anksčiau, tuo geriau. Per vėlai pradėtas planuoti renginys gali riboti. Žinoma, šventę galima suorganizuoti ir prieš dieną. Tačiau nebūtinai pavyks gauti viską, ko pageidaujate. Gali būti, kad tai bus renginys iš savotiškų likučių. Tiesiog teks rinktis iš to, kas likę laisva. Pradėjus planuoti anksčiau pasirinkimo galimybės didesnės: pradedant vieta, baigiant atlikėjais, artistais, pranešėjais, technikais.
3. Šventės data. Jeigu yra galimybė, reikėtų vengti auksinėmis vadinamų populiariausių metų datų: vengti paskutinių gruodžio savaitgalių, ypač šeštadienių, kalėdinio laikotarpio, antrosios Kalėdų dienos ir gruodžio 30-osios. Tomis dienomis atlikėjai, tiekėjai, kitas personalas neretai dirba keliuose renginiuose. Tikimybė suteikti nepriekaištingas paslaugas sumažėja, o kartais už pageidaujamą paslaugą gali tekti sumokėti dvigubai.
4. Renginio sumanymas. Svarbu tiksliai numatyti, kas dalyvaus renginyje, taip pat vertybes, norus ir pageidavimus. Atlikėjus, atrakcijas, veiklą ir pramogas reikėtų rinktis tokias, kurios neprieštarauja įmonės deklaruojamoms vertybėms ir filosofijai. Tačiau mąstykite drąsiai, kūrybiškai, stenkitės būti originalūs. Apsidairykite aplink – įkvėpimo šaltiniai gali būti visai čia pat: filmai, knygos, istorijos ir vietos. Renginys gali paryškinti jau susiformavusį įmonės charakterį arba sukurti naują – visiškai nebūdingą amplua.
5. Kiekybė. Tai – ne visada būtina renginio dalis. O štai kokybė visais laikais madinga. Puikus renginys – nebūtinai įspūdinga kelių koncertų ir dar kelių šou fiesta. Atsižvelkite į kokybę, įvertinkite biudžetą. Puikus pasirinkimas gali būti ir teminis masinis renginys – vėlyvieji pusryčiai (angl. „brunch“) su kolegomis stebint tik jums režisuotus performansus, įdomių potyrių mugė, o gal dar negirdėtomis istorijomis apipinta degustacinė vakarienė, sujungta su įspūdingų kūrinių paroda ar kokybišku koncertu.
Saikas ir kokybė yra geriau nei abejotinai įgyvendinta daugybė sumanymų. Jeigu planuojate grandiozinį renginį, įsitikinkite, kad visa tai, ką sumanėte, bus tinkamai ir laiku padaryta, įvertinkite, kiek reikės aptarnaujančio personalo, artistų, kokių prireiks techninių sprendimų ir kuo šventė įsimins svečiams.
6. Neįpareigokite svečių. Nereikėtų apkrauti žmonių nereikalingais pasiruošimo darbais, išskyrus atvejus, kai jie to nori patys. Vakaro metu palikite laisvo laiko pašnekesiams, nekurkite dirbtinai užpildytų epizodų. Palikite laisvės veikti, paverskite renginio laukimą malonumu, o patį renginį – lengvu nuotykiu ir įsimenančia patirtimi. Jeigu renginio metu norite perduoti tam tikrą žinią, pateikite tai neįprasta forma, pagalvokite apie naujoves.
Leiskite žmonėms išgirsti tai, ko jie kasdien negirdi, pamatyti, ko nemato, išbandyti, ko nebando, ir paragauti, ko neragauja. Viską darykite ne per daug formaliai, juk svarbiausia – pozityvi ir gera nuotaika.
7. Renginio vieta. Tinkamai parinkite renginio vietą atsižvelgdami į svečių skaičių. Prisiminkite, kad per didelės erdvės, kur daug ploto, arba suskirstytos į daug skirtingų vietų šventiniam renginiui retai tinka.
Yra rizikos, kad svečiai pasklis erdvėje, išsiskirstys ir renginys atrodys pustuštis, nykokas. Geriau rinktis šiek tiek ankštoką erdvę nei per didelę. Mažesnėje erdvėje svečiai visada būna šalia vieni kitų, jiems paprasčiau bendrauti.
8. Maitinimas. Jeigu renginys trunka ilgiau nei porą valandų, būtina pasirūpinti tinkamu maisto kiekiu ir gėrimais.
Smarkiai taupyti maisto sąskaita neturėtumėte. Neverta tikėtis, kad svečiai atvyks į renginį pavalgę namuose. Dažnai būna atvirkščiai – eidami į šventinį renginį žmonės nusiteikia gauti visokeriopą dėmesį, įskaitant ir gerą maistą.
9. Detalės. Kad renginio dieną nebūtų staigmenų ir neplanuotų išlaidų, pravartu iš anksto išsiaiškinti kai kurias detales. Svarbu žinoti, kiek truks norimo atlikėjo koncertas, ar jis tą dieną turi daugiau pasirodymų, iš kur atvyks ir ar gali vėluoti. Taip pat reikėtų pasidomėti, iki kelintos valandos dirbs didžėjus, renginio vedėjas, ar renginio vieta skaičiuoja viršvalandžius, ar taiko papildomus mokesčius, ar įrengta šildymo bei kondicionavimo sistema, ar veiks rūbinė, ar vakaro metu bus valytoja, prireikus užtikrinanti patalpų, tarp jų ir tualetų, priežiūrą, ar bus galimybė užsakyti papildomų paslaugų, pratęsti vakarėlį ilgiau.
10. Šventinė nuotaika. Atsipalaiduokite, nusiteikite šventiškai. Net jeigu ne viskas vyksta pagal tikslų planą, nepamirškite renginio esmės – šventinės nuotaikos. Nestresuokite ir nekurkite nereikalingų rūpesčių.
