„Ačiū krizei, kuri padėjo atsisukti į įmonės kaštus ir pagalvoti, kaip galėtume dirbti efektyviau“, – netikėtą padėką išreiškia įmonės „Mano būstas“ generalinis direktorius Vytautas Turonis. Anot pašnekovo, ekonomikos nuosmukis leido kritiškesniu žvilgsniu įvertinti ir klientų perspektyvą – kaip padaryti, kad jų veikla irgi taptų efektyvesnė? Įmonė taupymo sprendimų ieškojo visiems aptarnaujamiems objektams: daugiabučiams, verslo, taip pat viešojo sektoriaus klientams. Tinkamu momentu atradusi LEAN ir patikėjusi šio metodo galimybėmis, „Mano būsto“ įmonių grupė efektyvumą įgyvendino ir plėtroje. Dabar be pirminės veiklos – pastatų priežiūros ir administravimo – teikia valymo ir teritorijų tvarkymo bei apsaugos paslaugas.
– LEAN technologiją ėmėte diegti 2010-aisiais. Buvote vieni pirmųjų versle, LEAN išbandžiusių ne gamyboje. Iš ko sėmėtės patirties?
– 2009–2010 metais Lietuvoje išties dar nelabai kas galėjo pasidalinti LEAN patirtimi paslaugų sektoriuje. Dėl to važiavome į ekskursijas, domėjomės, ieškojome sprendimų. Turėjome konsultantų išorėje, o netrukus ėmėme formuoti LEAN komandą savo įmonėje. Taip nuo žaidimų pamažu perėjome prie LEAN projektų. Mes, vadovai, buvome itin susižavėję LEAN ir su didžiuliu entuziazmu tikėjomės efekto. Deja, į kolegas atsitrenkėme tarsi į sieną. Jiems ši metodika iš karto nepasirodė patraukli. Taigi, juos „masažavome“: projektine veikla siekėme įrodyti, kad LEAN – įdomu ir šiuolaikiška.
– Kaip sunkumai diegiant LEAN peraugo į pozityvius pokyčius?
– LEAN praktiką kolektyve reikėjo diegti palaipsniui, įtraukiant žmones ir parodant realius pavyzdžius. Supratome, kad tai nuolatinis procesas, kuris sukasi spirale. Ir tik tada, kai į projektinę veiklą įtraukėme daugiau darbuotojų, kai atsirado jų sėkmės istorijos, žmonių supratimas apie LEAN tapo pozityvesnis. Paraleliai išaugo darbuotojų įsitraukimas bei vykdomų projektų skaičius. O kai pasijautėme pagaliau pasiekę tikslą, darbuotojai... pavargo. Taigi dar kartą įsitikinome, kad LEAN veikla – banguota.
Žiniasklaidoje kartais perskaitau, kad kokia nors įmonė per dvejus metus įdiegė LEAN. Tuomet norisi sureaguoti ir patikslinti, kad LEAN galutinai įdiegti neįmanoma. Keičiasi darbuotojai, technologijos, paslaugų poreikis. Tokiame nuolatiniame pokytyje nuolat atsiranda erdvė veikti efektyviau.
– Koks vadovo vaidmuo LEAN procese?
– Jei aukščiausi vadovai neįsitraukia, jei nesupranta LEAN veikimo, teigiamo lūžio nebus. Kai įmonė pradeda diegti šią technologiją, vadovai turi nuolat palaikyti jos pulsą. Jeigu vadovai kažkam deleguos savo LEAN funkcijas, procesas strigs, o darbuotojai netikės efektyvumu. Reikia rodyti pavyzdį: dalyvauti projektuose, teikti pasiūlymus.
Vadovų – tiek aukščiausių, tiek padalinių – vaidmuo svarbus ir vertinant veiklos rodiklius. Kad ir kokia puiki būtų jų statistika, tik gyvas ir nuolatinis rezultatų aptarimas duoda efektą. Tiesiogiai spręsdami bendrus klausimus išmokome neapsimesti, kad neturime problemų.
– Kelių įmonės padalinių sąveika projektinėje veikloje, o vėliau – kasdieniame darbe, yra iššūkis kiekvienai stambiai bendrovei. Šiuo atveju „Mano būstas“ LEAN pagalba pagerino klientų aptarnavimą ir patį darbo našumą. Kokių rezultatų pasiekėte?
– Dirbame srityje, kurioje neišvengiamas sezoniškumas. Prieš šešerius metus vasaromis darbo turėdavome bent šešis kartus daugiau nei žiemą. LEAN leido sumažinti šį skirtumą ir efektyviau paskirstyti darbuotojų laiką bei kompetencijas. Dabar ne sezono metu atliekame triskart daugiau darbų nei anksčiau. Tam reikėjo integruoti kelis padalinius bei darbuotojų grandis. Mums tai padėjo geriau planuoti darbus, sudaryti tikslesnius jų atlikimo terminus.
Be abejo, kartu su kompetencija išliko ir konkurencinga paslaugų kaina. Atgalinį projekto ryšį pajuto klientai: visą parą veikiantis Klientų aptarnavimo centras leido geriau identifikuoti kliento problemas, jas operatyviai spręsti. Ar tikrai mūsų sprendimas tenkina, sužinome atskambindami ir paklausdami kliento nuomonės. Integruoti kelis padalinius tikrai yra iššūkis . – Ar esate skaičiavę LEAN naudos finansinę išraišką?
– Matuoti galima įvairiais aspektais Pavyzdžiui, LEAN pagalba įdiegus pastatų administravimo vadybininkų motyvacinę sistemą, daugiabučiuose atliekame beveik 200 proc. daugiau iš anksto suplanuotų darbų. Per visą LEAN diegimo laikotarpį esame įgyvendinę 4 588 Kaizen idėjas, kurios padėjo sutaupyti 1 236 797 Eur ir 241 452 darbo valandas.
– Kaip LEAN įrankiai paveikė pagrindinį siekį – optimizuoti paslaugų verslą? – Iš viso esame įgyvendinę 192 LEAN projektus, 64 vykdome. Projektai visada būna orientuoti į kliento gerovę ir į vidinių procesų optimizavimą. Prieš penkerius metus ėmėme greitinti avarinių, eksploatacinių ir remonto darbų atlikimą daugiabučiuose. Avarinių darbų atlikimas per pusmetį paspartėjo 35 proc., o remontinių – net 48 proc. To priežastis – darbų prioritetizavimas, glaudesnis Eksploatacijos padalinio ir administravimo vadybininkų darbas.
LEAN dėka vis tobuliname laiptinių valymo procesą. Rinkai pateikėme efektyvesnį valymo būdą ir išgyvendinome laiptinėse telkšančias vandens balas. Valymo kaštai ilgainiui sumažėjo 20 proc., o valytojų darbas tapo 30 proc. našesnis. Rezultatą skaičiuojame atmesdami darbo užmokesčio valytojoms pakėlimą.
Žvelgiant į didelę dalį LEAN projektų sprendimai kartais atrodo tiesiog logiški. Todėl nebijome pasakyti, kad LEAN daug kur atvėrė akis ir įgalino „įsijungti“ blaivų protą. – LEAN įmonei leido iškopti ir į žymiai aukštesnį technologinį lygį. Kokius sprendimus pritaikėte kartu su technologijomis? Atsigręžę į klientą LEAN projektų pagalba įdiegėme e-serviso paslaugą: prie mūsų vidinės sistemos prisijungę verslo klientai gali teikti užsakymus, aktuoti darbus, gauti analitiką apie konkretų objektą. Inovacijos pakeitė ir technikų įpročius, nes vietoje popierinių dokumentų jie naudoja elektronines paskyras telefonuose. Tai reiškia, kad galime lengvai identifikuoti, ar darbas atliktas. Ar darbininkas objekte dirba pagal darbų saugos reikalavimus, fiksuojame naudodami mobiliąją programėlę ir pan.
Supratome, kad pastatų priežiūra yra tik dalis kaštų, kuriuos klientui galime sumažinti. Energetiniai resursai sudaro daug didesnę išlaidų dalį, todėl klientai pageidauja juos taupyti. Tokiu būdu gimsta bendradarbiavimo projektai, naudingi abiem pusėms – diegiame sprendimus, kad klientų pastatai veiktų efektyviai. Dar didesnę naudą pasiekiame, jei ir mūsų klientai irgi diegia LEAN – organizuojame bendrus susitikimus prie rodiklių lentų ir dalijamės patirtimi.
