„Artėjant atostogų laikui dažnam iš mūsų kyla nerimas – dalis mūsų galbūt baiminamės palikti darbus kolegoms, dėl to poilsį atidėliojame, kaupiame laisvadienius ar netgi ryžtamės dirbti atostogų metu. Šie kylantys jausmai ir baimės yra suprantamos, ypač jeigu užduotys reikalauja specifinių žinių ar kompetencijų.
Visgi yra būdas kylantį nerimą prieš atostogas sumažinti – tereikia sąmoningai pasiruošti, parengti išsamius planus ir palikti aiškias instrukcijas, kad kolegos galėtų tęsti darbą be didelių sunkumų“, – sako personalo paieškos ir atrankos agentūros „Emplonet“ personalo atrankų specialistė, organizacijų psichologė Viktorija Šarkauskaitė.
Verta pradėti ruoštis iš anksto
Pirmas V. Šarkauskaitės patarimas besiruošiantiems atostogauti – pradėti ruoštis kaip įmanoma anksčiau. „Kuo ilgesnėms atostogoms išsiruošėte ir kuo daugiau darbų turėsite perduoti, tuo anksčiau vertėtų pradėti ruoštis. Kartais net paskutinės pora savaičių iki atostogų gali būti per vėlu – galbūt pavaduojantis kolega tuo metu yra susiplanavęs atostogas ar serga, galbūt jis neturės laiko išklausyti jūsų paliktų instrukcijų, nes šis laikotarpis jam yra ypač užimtas. Kad neatsirastų papildomo streso ir apsidraustumėte nuo netikėtumų, šiuos darbus derinkite kuo anksčiau“, – sako organizacijų psichologė.
Planavimui prasidėjus, ji rekomenduoja susikurti išsamų darbų sąrašą – susižymėti užduotis, jų progresą, įsivertinti, kurias iš jų spėsite padaryti iki atostogų, o kurias teks perduoti kolegai:
„Prioritetizuokite ir tas užduotis, kurias perduoti gali būti sudėtingiau nei atlikti pačiam. Taip pat svarbu pasilikti papildomo laiko netikėtoms situacijoms – kartais jų nutinka ir užduotis dėl nenumatytų aplinkybių užsitęsia. Papildomas laikas jums suteiks ramybės jausmo, leis darbus atlikti kruopščiai ir neperdegti.“
Turėkite aiškią sistemą
Kaip tvirtina specialistė, padėti gali ir patogi sistema informacijai laikyti bei perteikti. Jei organizacija tokios neturi, V. Šarkauskaitė viską dokumentuoti rekomenduoja patiems:
„Jeigu dirbate kompiuteriu, visi dokumentai turi būti aiškiai surūšiuoti ir paprastai randami. Dėl to siūlau palikti ir instrukciją, kaip naudotis palikta informacija. Kai kuriems patogu palikti ir valandų tikslumu surašytą planą, kada ir kas turi būti padaryta.“
Tuomet vertėtų suorganizuoti susitikimą su pavaduojančiu kolega/kolegomis, šį planą pakoreguoti pagal jo/jų užimtumą. „Išanalizuokite paliktus dokumentus, instrukcijas, atsakykite į kolegai kylančius klausimus,“ – pabrėžia specialistė.
Anot V. Šarkauskaitės, prieš išeinant į atostogas reikėtų užtikrinti, kad visi įrengimai veikia tinkamai (pavyzdžiui, jeigu peradresuojate skambučius ar el. pašto laiškus kolegoms). „Rekomenduoju dar bent savaitė iki atostogų el. pašte pridėti užrašą „atostogausiu nuo … iki …“ arba pagrindinius partnerius, klientus ir, be abejonės, kolegas informuoti asmeniškai“, – teigia organizacijų psichologė.
Atostogų metą geriausia skirti atsitraukimui ir poilsiui, todėl visi darbo paskirties pranešimai ar skambučiai turėtų būti išjungti. „Žinau, kad yra tokių, kurie nori būti visada pasiekiami ir bijo, kad kolegos nesuvaldys galimai kylančių krizių, tačiau jeigu siekiate būti produktyvūs, poilsis yra būtinas. Pailsėkite, pasikraukite energijos ir tuomet į darbus grįšite kupini kūrybiškumo, jėgų ir motyvacijos.“
Specialistei pritaria ir „OVC Consulting“ konsultantas Tomas Lekavičius. Jis priduria, kad iki atostogų vertėtų labai aiškiai brėžti ribas dėl bet kokių naujų užduočių. „O likus mažai laiko iki poilsio – susitarkite su kolegomis, kada grįšite ir pratęsite darbus, tai padės suvaldyti lūkesčius komandoje.“
Grįžus pirmą dieną po atostogų jis rekomenduotų vengti susitikimų bei pasilikti šią dieną darbų apžvalgai, planavimui ir ramiam grįžimui į darbinį ritmą: „Galite pasinaudoti gudrybe – plačiau kolegoms komunikuoti apie grįžimą iš atostogų viena diena vėliau, nei grįžtate iš tikrųjų. Taip kitiems nebus pagundų pirmą dieną po atostogų suorganizuoti susitikimų.“
Vis dėlto, kaip mano specialistas, geriausia savo energiją skirti asmeniniam produktyvumui lavinti. Tai padės ne tik pasiruošti atostogoms, bet ir neperdegti darbo metu ar nutikus netikėtoms situacijoms.
Tikslūs prioritetai
Anot T. Lekavičiaus, ugdant asmeninio produktyvumo įgūdžius svarbiausi yra du dalykai: siekiamas tikslas ir gebėjimas greitai mokytis.
„Tik suprasdami aiškų galutinį rezultatą galėsime įvertinti, ar mūsų pastangos artina, ar tolina nuo tikslo. Ir tik gebėdami greitai mokytis, greičiau adaptuosimės prie besikeičiančių sąlygų, sparčiau asmeniškai sau pritaikysime produktyvumo strategijas, taktikas ir įrankius“, – sako konsultantas.
Naivu yra adekvačiai vertinti savo produktyvumą, neturint prioritetų – tuomet kyla stresas ir nerimas dėl tinkamų pasirinkimų, dėl protingai leidžiamo laiko ir bendro dienotvarkės valdymo, mano specialistas:
„Verta paklausti savęs – kas man yra svarbiausia? Kokios konkrečiai karjeros, gyvenimo, kasdienybės siekiu? Kaip suprasiu, kad man pavyko? Kokie konkrečiai mano tikslai šiai dienai, savaitei, mėnesiui?
Kai žinome, kur link einame, galime pradėti rinktis laiko valdymo įrankius, kurie bus kiekvienam unikalūs, pagal mūsų unikalias situacijas. Vieniems puikiai tiks detalus ir išsamus darbų kalendorius, kiti rinksis darbų sąrašą, dar kitiems geriausiai veiks didelės užduotys su daugiau laisvės improvizacijai.“
Savo klientams T. Lekavičius rekomenduoja eksperimentinį savo įpročių ir veiksmų formavimo būdą ir kviečia atsakyti į šiuos klausimus:
1. Kokias problemas aš sprendžiu, ko siekiu (ar noriu turėti daugiau laisvo laiko, ar mažiau stresuoti dėl terminų, ar kokybiškiau pailsėti, ir pan.)?
2. Kokią hipotezę, prielaidą, keliu (kokį įrankį ar metodą noriu išbandyti)?
3. Ką ruošiuosi daryti (kokie yra konkretūs veiksmai, kuriuos turiu atlikti, pvz., atsikelti ryte 6 val., kasdien turėti bent 2 valandas netrukdomo laiko, prieš išeinant iš darbo pasiruošti kitos dienos užduočių planus ir pan.)?
4. Ar įvyko, ar ne? Kaip turiu adaptuotis (ar tai suveikė būtent mano situacijoje, ką išmokau iš šios patirties, ką galiu nustoti arba pradėti daryti)?
„Mąstydami apie konkrečius įpročius galėsime juos praktiškai išbandyti kasdienybėje ir rasti tai, kas būtent mums veikia geriausiai“, – priduria specialistas.
Svarbiausia – savistaba ir įpročiai
T. Lekavičius pastebi, kad planuodami savo darbus žmonės dažnai klysta, nes neturi aikškaus tikslo ir prioritetų, arba šiuos nustato klaidingai. Iš to atsiveria visa eilė žmogiškų klaidų – per daug nesvarbių įsipareigojimų, nerimas dėl darbo krūvio, lėtinis/ilgalaikis nuovargis, svarbių darbų atidėliojimas, netikslus darbo trukmės įvertinimas, vėlavimai, nesutarimai tarp kolegų, klaidos keičiant savo elgesį, netvirti įpročiai.
„Nėra vieno tobulo produktyvumo recepto, bet yra būdų, kuriais kiekvienas iš mūsų galime efektyviau judėti link savo tikslų. Bėda ta, kad nemaža dalis žmonių tokių būdų net neieško, arba vadovaujasi senais įpročiais, kurie jau nebūtinai yra patys produktyviausi.
Pats esu daręs daug produktyvumo eksperimentų, ieškodamas to, kas man tinka labiausiai – nuo savo dienotvarkės skaičiavimo minučių tikslumu ir kėlimosi 4 val. ryto iki įvairių meditacijų, kvėpavimo rutinų ir mitybos protokolų. Kas veikė prieš metus ar dvejus, ne visada veiks dabar ar dar po kelerių metų.
Klaidos yra neišvengiamos, tačiau būtent dėl to ir yra svarbu gebėti greitai mokytis – pastebėti savo kluptelėjimus, analizuoti savo patirtį ir atrasti naujus veikimo būdus“, – perspėja specialistas.
