Sudie sekretorėms – jas keičia išmanieji telefonai

Net ir didžiausių korporacijų vadovai sugeba atrašyti laiškus per keletą minučių, nevėluoja į susitikimus, laikosi terminų. Kaip jie tai sugeba?

Sekretorės, dažnai atstodavusios vadovų dešiniąsias rankas, tampa nereikalingos.<br>„123rf.com“ nuotr.
Sekretorės, dažnai atstodavusios vadovų dešiniąsias rankas, tampa nereikalingos.<br>„123rf.com“ nuotr.
Daugiau nuotraukų (1)

Eimantas Mikšys

2015-01-02 16:33, atnaujinta 2018-01-17 05:02

Knygoje „How Google Works“ rašoma, jog technologijų milžinės valdybos pirmininkas Ericas Schmidtas stengiasi atrašyti į gaunamus laiškus greitai, kad ir tokiomis trumpomis žinutėmis: „Gavau.“ Jei gali jis, panašu, kad gali bet kas.

„Salesforce“ viceprezidentas Keithas Blockas pažymi, kad beveik visas savo užduotis atlieka išmaniuoju telefonu, jam pritaria ir „Coca-Cola“ generalinis vadovas Ulrikas Nehammeris.

Tai tik keli pavyzdžiai, rodantys, kad išmanieji telefonai tampa savotiškais vadovų asistentais. „Forbes Insights“ atliktoje apklausoje, kurioje dalyvavo 511 vadovų, kas dešimtas atsakė, jog naudojasi išmaniuoju telefonu kasdien tvarkydami įmonės reikalus ir priimdami sprendimus.

Stebėkite save ir darbuotojus

Šiuo metu beveik į visas „Android“ ir „iOS“ platformas įdiegus produktyvumo ir darbų planavimo programėles galima sinchronizuoti duomenis su kitais įrenginiais. Todėl kad ir kur būtumėte, galite matyti savo darbus.

Maža to, naudojant planavimo bei organizavimo programėles, pavyzdžiui „Evernote“, galima prisegti ir garso bei vaizdo įrašus, dokumentus, todėl jie neturėtų dingti. Priskirti užduotis kitiems ir stebėti, kaip sekasi jas įgyvendinti, galima pasitelkus tokias programas kaip „Asana“ ar paprastesnes – „Trello“.

Vienas pagrindinių didelių įmonių uždavinių yra stebėti, kaip produktyviai dirba jų darbuotojai. Vienas būdų – sukurti tinklą, kurį palaikytų kiekvieno darbuotojo išmanusis telefonas. Darbuotojai galėtų prisiregistruoti, kada yra darbo vietoje, o jei susirgo ar nori laisvadienio, neturėtų skambinti ir pildyti prašymų – pakaktų pasižymėti sistemoje ir ji automatiškai to darbuotojo dienos užduotis priskirtų kitiems.

Didelės įmonės pastaruoju metu ypač dažnai stebi ir atliktų darbų trukmę. Darbuotojas pažymi, kada pradėjo ir kada baigė darbą. Tokios programos dažnai sukuria ir ataskaitas – kiek ir kokiems darbams buvo skirta laiko.

Įdiegus tokias vidines sistemas į mobiliuosius įrenginius, vadovui priimti sprendimus apie darbuotojų produktyvumą būtų galima tiesiog žvelgiant į telefoną, netgi jei yra išvykęs.

Be to, tokios programos kaip „Rescue Time“ gali padėti skaičiuoti ir savo laiką. Programėlė nuolat seka, kokias programas būnate atsidarę, ar kuriate dokumentą, o galbūt tiesiog žiūrite „YouTube“ vaizdo įrašą – gautose ataskaitose matysite, kam skyrėte daugiausia laiko.

Greitas komunikacija

Puikiomis komunikacijos programėlėmis (pvz., „Skype“) galima ne tik skambinti vartotojams internetu, bet ir į mobiliuosius įrenginius. Iš esmės į bet kurį pasaulio kraštą savo mobiliuoju telefonu galite paskambinti kur kas pigiau naudodamiesi „Skype“ kreditais. Tampa įprasta, kad tarptautinės įmonės, taupydamos  laiką, nekviečia darbuotojų bent jau pirmo pokalbio atvykti fiziškai – tam pakanka pokalbio per „Skype“.

Kadangi darbuotojų samdymas atima išties daug laiko, tai aktualu ir mažoms įmonėms. Kad ir kur būtumėte, susipažinti su potencialiu darbuotoju galite tiesiog naudodamiesi mobiliuoju telefonu, radę laisvesnę akimirką ir prisėdę ramioje aplinkoje.

Be to, įmonių vadovams dažnai tenka laiką leisti ne biure, todėl verta žinoti, jog savo mobiliaisiais įrenginiais galite ne tik kurti ar peržiūrėti dokumentus, skaityti profesinę literatūrą, bet ir kurti prezentacijas.

Apsaugokite save

Duomenis patartina laikyti „Dropbox“, „Google Drive“ ar kituose virtualiuose debesyse, kad bet kada, kai jums reikės įmonės dokumentų, juos galėtumėte pasiekti. Kad ir esant tokioms kasdienėms situacijoms, kai perkant prekes ar paslaugas įmonei pamirštate ar neprisimenate įmonės ar PVM mokėtojo kodo. Tokius duomenis lengvai rasite saugyklose.

Knygoje „How Google Works“ pateikiamas pavyzdys, kad gautus svarbius dokumentus rekomenduojama persiųsti sau į elektroninį paštą su raktažodžiais, kurie asocijuojasi su dokumentu. Yra didelė tikimybė, kad ateityje lengviau rasite norimą įrašą.

Be to, tai rekomenduojama daryti ir su tapatybę įrodančių dokumentų kopijomis – juos galima pamesti, o kopijos kartais gali būti naudingos. Pavyzdžiui, Kinijoje perkant bilietus būsite paklausti savo paso numerio.

Be to, įprastas skenavimas atima daug brangaus laiko, ypač jei naudojatės senesniais įrenginiais. Tokios programėlės kaip „CamScanner“ leidžia dokumentus nufotografuoti išmaniuoju telefonu, apdoroja nuotraukas taip, kad informacija atrodytų tarsi nuskenuota įprastiniu būdu, ir sukuria vientisą dokumentą. Juo iškart galite dalintis ir persiųsti kitiems.

Dar vienas iššūkis, kuris dažnai atima daug laiko, – dokumentų pasirašymas. Ypač jei reikia originalų, ir skenuoti dokumentai netinka. Tokios paslaugos kaip „iSign.lt“ leidžia mobiliuoju parašu pasirašyti dokumentus. Galite lengvai įkelti, peržiūrėti, komentuoti ir pasirašyti dokumentus bet kurioje vietoje ir bet kurią akimirką.

Tiesa, norint naudotis paslauga, būtina turėti SIM kortelę su skaitmeniniais sertifikatais, tačiau juos greitai ir pigiai išduoda telekomunikacijų bendrovės. Mažų įmonių vadovai dažnai patys pildo Valstybinės mokesčių inspekcijos ar „Sodros“ pažymas. Turint SIM kortelę su galimybe pasirašyti dokumentus mobiliuoju parašu, nereikia dokumentų vykti pasirašyti fiziškai.

UAB „Lrytas“,
A. Goštauto g. 12A, LT-01108, Vilnius.

Įm. kodas: 300781534
Įregistruota LR įmonių registre, registro tvarkytojas:
Valstybės įmonė Registrų centras

lrytas.lt redakcija news@lrytas.lt
Pranešimai apie techninius nesklandumus pagalba@lrytas.lt

Atsisiųskite mobiliąją lrytas.lt programėlę

Apple App Store Google Play Store

Sekite mus:

Visos teisės saugomos. © 2024 UAB „Lrytas“. Kopijuoti, dauginti, platinti galima tik gavus raštišką UAB „Lrytas“ sutikimą.