Verslui plečiantis, dažniausiai kartu didėja ir įmonės darbuotojų skaičius. Išaugus tą etapą, kai visi sėdime viename kabinete, pažįstame vienas kitą kaip nuluptus bei po darbo bendraujame šeimomis, atsiranda natūralus poreikis turėti darbuotojų sąrašą, kuriame būtų bent jau kontaktinė informacija.
Nedidelėms įmonėms jo labiausiai reikia naujiems žmonėms, kad jie galėtų greičiau įsibėgėti bei žinotų, kaip gali susisiekti su reikiamu kolega. Vidutinio dydžio įmonėms tai dar aktualiau, nes net ir senbuviai pažįsta ne visus darbuotojus, jau nekalbant apie tai, kokia jų kompetencijos sritis, kam jie pavaldūs bei koks jų mobiliojo telefono numeris.
Kiek teko matyti, tokį sąrašą dažniausiai atstoja „Excel“ failas, saugomas administratorės kompiuteryje (arba bent jau jos prižiūrimas). Jo atitikimas realybei daugeliui kelia abejonių, be to, retas darbuotojas žino apie jo egzistavimą arba kur jį rasti.
Šiame straipsnyje noriu pasiūlyti alternatyvų darbuotojų sąrašo variantą – gražesnį, informatyvesnį, lengviau prieinamą, labiau įtraukiantį ir (kaip bebūtų keista) nemokamą. Tam pasitelksiu gyvą pavyzdį – interaktyvų socialinio projekto „Vaikų svajonės“ komandos narių sąrašą. Sudominau? Tada judam toliau.
Kuo blogas „Excel“ dokumentas?
Darbuotojų sąrašai, visų pirma, yra skirti įmonės naujokams, kuriems reikia sužinoti, kas dar dirba įmonėje, už ką jie atsakingi, kaip su jais susisiekti ir t.t. Senbuviams dažniausiai toks sąrašas pasitarnauja kaip kontaktų knygelė, ypač kai šnekame apie kolegas, su kuriais tenka retai susidurti arba kurie atėjo į įmonę neseniai.
Projektui „Vaikų svajonės“ buvo aktualios abi šios sritys. Kasmet projekto komanda pasipildo bent keletu naujų žmonių (šiemet – 7 nauji veidai, tad mūsų jau yra beveik 30), dalies senbuvių atsakomybės kasmet keičiasi. Be to, reikia turėti omenyje, kad visi projekto komandos nariai yra savanoriai, negaunantys už tai jokio atlygio ir padedantys projektui laisvu nuo darbo metu. Aktyvus darbas vyksta kartą per metus, maždaug 4–5 mėnesius nuo rugsėjo iki sausio, o ketvirtadalis komandos narių šiuo metu gyvena ne Lietuvoje. Todėl 99 proc. veiklos vyksta virtualioje erdvėje, spėju, kad daugiau nei pusė komandos narių fiziškai nėra susitikę.
Siekis, kad visi komandos nariai vienas kitą bent daugmaž pažinotų (juk reikia komandos dvasios) bei žinotų, kokiais klausimais ir kontaktais gali į kažką kreiptis (juk neišvengiamai atsiranda bendrų klausimų), yra nemažas iššūkis. Iki šiol turėdavome paprasčiausią žmonių ir jų atsakomybių sąrašą „Google Sheets“, bet matėme, kad trūksta poros dalykų:
* Nėra nuotraukų. Naujam žmogui tai labai svarbu. Tiek dirbant fiziškai vienoje vietoje (kaip dar sužinosi, kas tie žmonės, kuriuos kasdien sutinki virtuvėlėje arba prisiminsi jų vardus), tiek dirbant atskirai (retų mūsų projekto susitikimų pradžios visada būdavo keistokos, nes daug žmonių, susirašinėjančių kasdien jau ne vieną mėnesį, bandydavo atspėti, kas yra kas).
* Nėra informacijos apie pačius žmones. Kalbu tiek apie jų profesinę veiklą (kompetencija, specializacija, atsakomybių ribos, pavaldumas), tiek apie veiklą po darbo. Juk visi turime hobių ir pomėgių, kurie gali suartinti žmonės geriau nei bet koks komandos kūrimas (angl. team building).
Kitoks darbuotojų sąrašas
Tad nusprendėme susikurti kitokį komandos narių sąrašą. Tam pasitelkėme įrankį „Trello“. Apie jį daug neišsiplėsiu, tiesiog paminėsiu, kad tai – lankstus ir plataus panaudojimo įrankis, kuris pirmiausia skirtas projektų valdymui, bet daug kas jį naudoja įvairiausiems kitokiems dalykams (sąrašams, susirinkimų valdymui, palaikymo paslaugų teikimui ir t.t.). Jis yra nemokamas naudojantis baziniu funkcionalumu, kurio mūsų tikslams buvo daugiau nei pakankamai.
Mes paprasčiausiai sukūrėme „Trello“ lentą „Projekto komanda“, kur kiekviena kortelė yra skirta konkrečiam komandos nariui. Kad būtų paprasčiau susigaudyti, sudėliojome korteles į sąrašus pagal veiklos specifiką. Kiekvienoje kortelėje yra vieta, skirta įvesti tiek žmogaus kontaktinę informaciją, tiek jo veiklos sritis ir pomėgius. Kortelės leidžia prikabinti nuotraukas, kurios tampa jų viršeliais, tad turime ne beveidį vardų ir pavardžių sąrašą, o gyvą ir žmogišką projekto komandos vaizdą. Kaip visa tai atrodo, galite pamatyti čia:
Kad visiems komandos nariams būtų paprasčiau, automatizavome dalį sąrašo sukūrimo proceso. Sukūrėme internetinę formą, kurioje jiems tiesiog reikėjo atsakyti į kelis klausimus (koks tavo telefono numeris? Ką mėgsti veikti, kai nedirbi ir nesirūpini vaikų svajonių įgyvendinimu?). Užpildžius atsakymus, automatiškai susikurdavo nauja kortelė su visa žmogaus įvesta informacija. Belikdavo ją padėti į tinkamą vietą.
Pabandykime viską apibendrinti. Sugaišome valandą ir išleidome 0 eurų. Mainais už tai gavome gyvą, lengvai koreguojamą ir interaktyvų darbuotojų sąrašą, kuris turi nuotraukas, atrodo patraukliai bei skatina komandos narius domėtis vieni kitais ir daugiau bendrauti.
Manote, kad tai turėtų prasmę ir jūsų įmonėje? Pirmyn – lauksiu jūsų sėkmės istorijų komentaruose!
Socialinis projektas „Vaikų svajonės“ yra skirtas įgyvendinti socialinės rizikos šeimose augančių vaikų kalėdinių dovanų svajones (pernai tokių buvo daugiau nei 11 tūkstančių). Užsukite į Vaikusvajones.lt ir išsirinkite konkrečią vaiko svajonę, kurią įgyvendinsite šiemet!
