Kai yra raštu išreikšta potencialaus donoro valia – sutikimas donorystei, kurią jis išsakė būdamas gyvas, arba jei potencialaus donoro artimieji sutinka jo donorinius organus padovanoti transplantacijai, Biuro koordinatorius organizuoja organų ištyrimo procedūras, buria gydytojų komandas, yra atsakingas už logistiką – viskas turi vykti itin sklandžiai ir operatyviai.
Donorystės procesas įmanomas todėl, kad taikant ištobulintas medicinos technologijas, pajungiant dirbtinę plaučių ventiliaciją, taikant kitas medicinines procedūras, galima laikinai išlaikyti žmogaus organus gyvybingus. Kol širdis varinėja kraują, tol yra galimybė organus išlaikyti donorystei. Tačiau tas laikas nėra begalinis, gyvybingus donorinius organus galima išlaikyti ribotą laiką, t. y. keletą parų. Dar yra ir vadinamasis šaltosios išemijos laikas, kuris svarbus donorystės ir transplantacijos procese (tai laikas, per kurį iš donoro kūno išimtas organas turi atgulti recipiento kūne). Ir šis laikas, priklausomai nuo transplantuojamo organo, yra nuo kelių iki keliolikos valandų. Todėl kiekviena valanda donorystės ir transplantacijos procese yra aukso vertės.
Sulaukęs patvirtinimo apie donorą, Biuro koordinatorius apie tai informuoja abiejų transplantacijos centrų (Vilniaus universiteto ligoninės Santariškių klinikų ir Lietuvos sveikatos mokslų universiteto ligoninės Kauno klinikų) gydytojus transplantologus ir vyksta į donorinę ligoninę. Visa pradinė informacija gydytojams pasakoma telefonu ir išsiunčiama raštu į transplantacijos centruose specialiai šiam procesui sukurtus elektroninius paštus.
Donorystės ir transplantacijos proceso metu komunikacija yra labai aktyvi ir intensyvi, nes iš donorinės ligoninės gydytojų reanimatologų gautą informaciją apie donorą koordinatorius turi perduoti transplantacijų centruose dirbantiems chirurgams. Koordinatorius komunikuoja su donorine ligonine, kurioje registruotas donoras – gaunama visa informacija apie donoro būklę (kraujo, šlapimo, echoskopijų, kitų tyrimų rezultatai). Išsamūs kraujo tyrimai atliekami Nacionalinėje visuomenės sveikatos priežiūros laboratorijoje. Esant neaiškumų dėl tyrimų rezultatų, tyrimai kartojami, atliekami kiti išsamesni tyrimai – kad būtų tiksliai išsiaiškinta, ar šio donoro organai tinkami transplantuoti. Gydytojams reanimatologams didelė atsakomybė tenka ne tik pateikiant duomenis apie donorą Biuro koordinatoriui, bet ir bendraujant su mirusiųjų artimaisiais. Nuo šio pokalbio labai priklauso, ar artimieji sutiks pritarti donorystei, ar ne. Krūvis yra didelis, nes visą šį laiką gydytojas ir toliau dirba savo tiesioginį darbą reanimacijos skyriuje.
Surinkęs visą privalomą informaciją ir vadovaudamasis sveikatos apsaugos ministro patvirtintais kriterijais, iš laukiančiųjų sąrašo koordinatorius parenka donoro-recipiento (žmogaus, laukiančio transplantacijos) porą. Parinkimas vyksta kiekvienam organui atskirai. Atrinkus mediciniškai tinkamą recipientą, jei jis transplantacijos laukia namuose, jis telefonu skubiai iškviečiamas atvykti į transplantacijos centrą (Kaune arba Vilniuje). Inkstų recipientų kviečiama kiekvienam inkstui po tris, jiems visiems atliekamas imunologinio suderinamumo tyrimas, o inkstas persodinamas tam recipientui, kurio duomenys maksimaliai sutampa su donoro laboratoriniais tyrimais.
Koordinatoriaus pareiga – informuoti gydytojus transplantologus (organizuojamos atskiros brigados kiekvienam organui) ir organizuoti jų išvykimą į donorinę ligoninę paimti donorinio organo bei grįžimą atgal į transplantacijos centrą. Su donoriniu organu vykstančią gydytojų komandą lydi policijos ekipažas – kad donorinio organo kelionė būtų sklandi. Jei donorinę širdį iš atokesnių donorinių ligoninių reikia pergabenti į Kauną ar Vilnių, kviečiami sraigtasparnių pilotai. Policijos ekipažus ir sraigtasparnių pilotus dalyvavimui donorystės procese suorganizuoja taip pat koordinatorius.
Būna, kad nė vienam iš sąraše esančių recipientų donoro organas, deja, netinka – tada jis pasiūlomas užsienio valstybėms. Tuomet donorystės koordinatorius informaciją apie siūlomą donorinį organą siunčia Eurotransplant organizacijai ir tarptautinei IT sistemai, sukuriančiai palankesnes sąlygas keistis organais tarp ES valstybių narių (projektas FOEDUS – Facilitating Exchange Of Organs Donated In Eu Member States). Šiai IT sistemai kartu su 26 Europos Sąjungos šalimis priklauso ir Lietuva. Jei organas yra tinkamas užsienyje gydomam recipientui, tuomet Biuro koordinatorius organizuoja ir organo išvežimą: derina užsienio chirurgų atvykimo laikus, tvarko organo išvežimo į užsienį klausimus, pildo reikiamus leidimus, komunikuoja su oro uostų tarnybomis.
Kad donorystės ir transplantacijos procesas vyktų kuo skaidriau ir kad visuomenei kiltų kuo mažiau abejonių dėl donorinių organų parinkimo tikslumo, Biure šiuo metu diegiama pokalbių įrašymo sistema.
