Darbuotojas vidutiniškai dalyvauja 62 susirinkimuose per mėnesį ir pusė iš jų laikomi visišku laiko švaistymu. Svarbu paminėti ir tai, kad 31 val./mėn. yra praleidžiama būtent neproduktyviuose susirinkimuose.
Norintiems pasiekti efektyvių susirinkimų, pateikiame 9 naudingus patarimus:
1. Nustatykite aiškią dienotvarkę
Visada padeda tai, kad žmonės į susirinkimą atvyksta visiškai pasiruošę. Jei nustatysite visą susitikimo seką, žmonės jam pasiruoš ir ateis užsibrėžę konkrečius tikslus bei terminus, juose jausis ramiau, užtikrinčiau, o svarbiausia – produktyviau.
2. Paskirkite susirinkimų lyderį
Išsiskirkite susirinkimų vadovą, kuris nuolatos galėtų tvarkingai prižiūrėti jų eigą, seką ir pan. Išrinkite tokį komandos narį, kuris ir pats jausis laisvai, ir nesukels įtampos kitiems. Svarbu, kad komandos nariai jį gerbtų bei pasitikėtų.
3. Nenaudokite jokių elektroninių prietaisų
Susirinkimų metu atsiribokite nuo bet kokios elektronikos: el. laiškų, telefoninių pokalbių, planšečių ir kitų sąjungininkų. Juk ir be šių įrankių yra apstu ką aptarti.
4. Renkite susirinkimus tarp 4 – 7 žmonių
Per daug virėjų sugadins sriubą, o per daug darbuotojų lems neefektyvų susirinkimą. Net jei Jums tai pasirodys netaktiška, į susirinkimus kvieskite tik tuos, kurie su juo susiję, kuriems šis susirinkimas atneš naudos.
5. Nustatykite preciziškai aiškų laiką
Jei Jūsų komandai sudėtinga į susirinkimą ateiti sutartu metu, nustatykite labai aišku ir konkretų susitikimo laiką. Galbūt bus efektyviau, jei jis bus ne 10:00 val., o, sakykime, 10:03 val. Ir būtinai nustatykite konkrečią pabaigą: tarkime, 10:24 val. Taip kolegos bus smalsūs ir sieks į jį ateiti, o maža to, labai atidžiai fiksuoti, ar būtent tiek laiko susirinkimas ir užtruko.
6. Informaciją palikite el. laiškams
Neskaitant to, kad susirinkimai neretai yra laiko švaistymas, labai dažnas jų rengimas gali itin išvarginti komandos narius. Jei galite vienokius ar kitokius reikalus išspręsti elektroniniais laiškais, tai taip ir padarykite.
7. Renkite susirinkimus lauke
Rimti susirinkimai biuro viduje yra geras ir sveikintinas dalykas, tačiau jei jų metu nebus tvarkomi kokie nors dokumentai ar nereikės jokio kito inventoriaus, tai kodėl gi neperkėlus jo laukan? Grynas oras ir ne tokia formali aplinka tik padės visiems atsipalaiduoti ir viską atidžiai suplanuoti.
8. Renkite kuo trumpesnius susirinkimus
Trumpesniuose susirinkimuose žmonės yra linkę labiau susikoncentruoti ties tikslu. Tyrimai rodo, kad efektyviausi susirinkimai būna tuomet, kai trunka ne ilgiau nei vieną valandą. Po tokio susirinkimo žmonės darbus atliks efektyviau, o po jų – mažiau klausinės.
9. Skirkite bent 10 minučių patikrinimui
Kad galėtumėte judėti pirmyn, būkite tikri, kad visi viską supranta ir nebebus sugrįžtančių viena ar kita pasitikslinti. Stenkitės išspręsti visus ir visiems iškilusius klausimus.
„Neseniai savo įmonėje pradėjome rengti susirinkimus, kurių tikslas – užsibrėžti individualius dienos darbų tikslus. Vieną susirinkimą rengiame ryte, 9:24 (įmonėje darbas pradedamas 9:00 val.), o antrąjį – darbo pabaigoje, 17:25 val. Visada stengiamės tilpti į pusvalandžio laiko tarpą. Pastebiu, kad darbas vyksta daug produktyviau, tikslai yra pasiekiami efektyviau, problemos ir jų sprendimo būdai išsakomi konkrečiau. Esu tikras, kad tokį laiko planavimo būdą susirinkimų metu reiktų išbandyti visiems.“ patirtimi dalinasi pardavimų ir rinkodaros sistemų kūrėjas, nemokamasadresas.lt steigėjas Romualdas Mačiulis.
Remtasi „entrepreneur.com“ ir „Nemokamas adresas LT“ medžiaga
