Nors palaikyti švarą gali atrodyti nesudėtinga, ilgainiui toje pačioje darbo aplinkoje lengva priprasti prie daiktų sankaupos. Tvarkinga darbo erdvė svarbi ne tik dėl estetikos – ji prisideda prie didesnio produktyvumo, geresnės emocinės savijautos ir stipresnio profesinio įvaizdžio.
„Niekas nenori gaišti laiko ieškodamas daiktų ar dokumentų – verčiau susitelkti į darbo užduotis. Skaitmeniniai sprendimai, tokie kaip dokumentų laikymas debesijoje (angl. cloud), mažina popieriaus kalnus ant jūsų stalo, todėl padeda išlaikyti darbo vietą tvarkingą ir funkcionalią“, – sako „Tele2“ inovacijų ekspertas Arnoldas Lukošius.
Netvarka veikia ne tik fizinę aplinką – ji daro įtaką ir psichologinei būsenai: blaško, kelia įtampą ir dažnai atspindi vidinį žmogaus ar visos komandos chaosą.
Galiausiai, švari ir organizuota darbo vieta kuria profesionalų įvaizdį – tiek klientams, tiek kolegoms ar partneriams ji signalizuoja apie atsakingą požiūrį į darbą bei pagarbą aplinkiniams.
Patarimai, kaip susitvarkyti darbo vietą ir padidinti produktyvumą:
1. Organizuokite pagal naudojimo dažnumą
Dažniausiai naudojamus daiktus laikykite po ranka – stalčiaus viršuje ar ant stalo. Rečiau naudojami daiktai gali rasti vietą žemesniuose stalčiuose ar spintelėse. Taip sumažinsite laiką jų paieškai ir dirbsite efektyviau.
2. Rūšiuokite: „Pasilikti“, „Išmesti/perdirbti“, „Atiduoti“
Trys dėžės – vienas sprendimas: „pasilikti“, „išmesti/perdirbti“ ir „atiduoti“. Net jei sunku atsisveikinti su daiktais, ši sistema padeda lengviau apsispręsti bei suteikia antrą šansą daiktams, kurie jums nebereikalingi. Pavyzdžiui, nebenaudojamą elektroniką galima kažkam padovanoti arba atiduoti į specialias perdirbimo vietas – vienas iš būdų, pasinaudoti gamintojų ar operatorių siūloma senos įrangos surinkimo programa: atnešus į „Tele2“ saloną už seną telefoną galima gauti nuolaidą naujam įrenginiui.
3. Sutvarkykite laidus
Laidai – slaptas ir neišsenkantis netvarkos šaltinis. Pažymėkite kiekvieną laidą lipduku (galite naudoti etikečių spausdintuvą) ir naudokite tvarkykles ar spaustukus, kad jie nesipainiotų. Laidų laikiklius galima pasigaminti ir patiems – pavyzdžiui, iš batų dėžių ar tuščių popierinių ritinėlių.
4. Nufotografuokite savo darbo vietą
Paprastas, bet efektyvus būdas rasti motyvacijos tvarkytis – pažvelgti į savo darbo aplinką iš šalies. Nuotraukoje dažnai lengviau pamatyti tai, kas kasdien tiesiog praslysta pro akis – netvarką, nereikalingas smulkmenas ar vizualinį triukšmą.
5. Skaitmeninkite užrašus ir dokumentus
Popieriniai dokumentai – viena dažniausių netvarkos priežasčių. Naudokitės programėlėmis, tokiomis kaip „Adobe Scan“, kurios leidžia lengvai nuskenuoti dokumentus ir išsaugoti juos debesyje (pvz., „Google Drive“ ar „Dropbox“). Taip dokumentai visada bus po ranka, o stalas – tvarkingas. Vizitines korteles taip pat galima tiesiog nufotografuoti ir perkelti kontaktus į telefoną – fizinių kortelių nebereikės.
6. Ugdykite įprotį
Galiausiai – ugdykite įprotį. Kaskart atsinešę naują daiktą (pvz., dokumentą ar laišką), iškart nuspręskite, ką su juo daryti: išsaugoti, išmesti ar perkelti kitur. Tai padeda užkirsti kelią netvarkai dar prieš jai susikaupiant.