Praktiniai patarimai, kad kasmetiniai pokalbiai taptų galimybe augti ir darbuotojui, ir vadovui

Geriausiu atveju – dažniau nei kartą per metus. Konsultantė papasakojo, kaip pasiruošti tokiems pokalbiams turėtų vadovai ir komandų nariai ir ko rekomenduojama vengti šių pokalbių metu.

Norisi pabrėžti, kad vien tik metiniai veiklos pokalbiai su darbuotojais, nėra geras vadybos ar lyderystės būdas. Kalbėtis ir susiderinti veiklos kryptis, aptarti pasiekimus ar kylančius sunkumus siekian tikslų bei padėkoti ar paskatinti veikti turėtų tapti nuolatine praktika kiekvieno vadovo kalendoriuje. Metinio aptarimo yra per mažai, ypatingai, jeigu norisi kalbėtis apie esminius pokyčius ar aptarti besikartojantį elgesį.

Na ir žinoma, jeigu organizacijoje niekada nebuvo pokalbių, kurių metų būtų aptariama kryptis, dalijamasi idėjomis, diskutuojama, tai galima drąsiai pradėti ir nuo pirmo karto. Tokie pokalbiai savyje talpina darbuotojo pažinimo galimybę, susiderinimą lūkesčių, užsitvirtinimą, kad abi pusės žino ką ir iki kada reikia pasiekti bei koks organizacijos tikslas.

Šių dienų praktikoje vadovams svarbu siekti, kad tokie pokalbiai būtų ne tik apie darbą ir užduotis, o apimtų ir platesnį kontekstą. Man atrodo, kad vienas gražiausių momentų, kai mes pažįstame savo komandos narius per jų pomėgius, per tai, kaip jie atlieka užduotis, priima sprendimus, svarsto, dalijasi idėjomis ir padedame jiems dar labiau atsiskleisti. Pažinimas galimas tik esant pasitikėjimui ir tarpusavio atvirumui, o tam reikia laiko ir dažnesnio kontakto, susitikimų.

Man asmeniškai, kiekvienas pokalbis apie veiklos aptarimą ir pasiekimus yra apie galimybes – geriau pažinti savo komandos narius, suprasti jų požiūrio perspektyvą, pasitikrinti savo vietą santykyje su kiekvienu ir, žinoma, aptarti ateities siekius, darbus, ar kryptis.

Nesutikčiau, man atrodo, kad vis daugiau vadovų kalbasi su savo komandų nariais periodiškai ir nelaukdami, kol kažkas nutiks. Gal ne visada pokalbiai yra gausūs temomis ir dažniausiai baigiasi darbų pasiskirstymu bei glaustu darbo įvertinimu. Visgi, manau, kad procesas jau gerokai pasikeitęs žvelgiant ne tik kelis dešimtmečius, bet ir kelerius metus atgal.

Pokyčiui pradžią davė keli aspektai. Manau, Y karta, atėjusi į vadovaujančias pozicijas, atnešė kiek daugiau empatijos, įsitraukimo ir noro pažinti komandas. Organizacijos investuoja ne tik į vadovų mokymus – kaip pravesti pokalbį su darbuotoju, tačiau ir į darbuotojų mokymus – kaip dalyvauti tokiuose pokalbiuose ir kaip išsakyti vadovui grįžtamąjį ryšį, koks darbuotojo vaidmuo šiuose pokalbiuose. Tad pokalbiai vis labiau įgauna dialogo formatą.

Nesvarbu ar pokalbis – kasmetinis, ar dažnesnis labai rekomenduoju aptarti keletą temų:

• Pasiekimus už praėjusį laikotarpį. Tai leidžia suprasti ar darbuotojas geba įsivertinti savo darbą, progresą, indėlį į komandos ir gal net ir visos organizacijos pasiekimus. Drąsiai galima klausti – kuo labiausiai džiaugiesi kalbėdamas apie savo pasiekimus? Ar yra dalykų, kurie nustebino? Kaip vertintum pastarojo laikotarpio pasiekimus skalėje nuo 1 iki 10? Ar esi patenkintas/a šiuo savo pasiekimu? Kas galėjo būti kitaip?

• Ateities planus – kad galėtume suprasti, ar darbuotojui rūpi ateitis šioje organizacijoje ir su komanda, ar jis skiria pastangų pagalvoti apie ateitį, o gal tik laukia nurodymų? Galime klausti – kaip manai, kokie darbai galėtų būti tolimesni tavo dienotvarkėje? Ar yra krypčių, temų, į kurias norėtum pasigilinti labiau? Kas tau įdomu? Gal yra kokia nors tema, kurią atradai praėjusį laikotarpį ir dabar norėtum jai skirti daugiau laiko? Kaip manai, į ką turėtume sutelkti dėmesį ateinantį periodą?

• Motyvacija – nuostabi tema, kuri gali padėti suprasti, kokios užduotys patinka darbuotojui, o kas jį neramina. Kurios užduotys tau suteikė daugiausiai energijos? O kurios mažiausiai? Jeigu galėtum, kurių užduočių/darbų atsisakytum? O gal turi idėją, kaip jas pasilengvinti kasdienybėje?

• Augimas – dar viena tema, parodanti ar darbuotojas galvoja apie ateitį, ar pastebi ir įsivertina savo galimybes. Ko išmokai kaip specialistas? O kokie tavo atradimai kaip žmogaus per praėjusį laikotarpį? Ką būtų įdomu išmokti kaip specialistui ir kaip žmogui?

Galima pradėti nuo leidimo darbuotojui pačiam pasirinkti: ar yra tema, nuo kurios norėtum pradėti šios dienos mūsų susitikimą? Ar yra kas nors svarbaus, kuo norėtum pasidalinti?

Vienas svarbus momentas egzistuoja visuose pokalbiuose – neprarasti žmogiškumo. Kitaip tariant, nekalbėti apie asmenybę, apie jos ribotumus ar kitus netobulumus. Svarbu rasti ryšį tarp tam tikros asmenybės dalies ir darbo atlikimo. Absoliutinimas gali vadovui taip pat kišti koją tokiuose pokalbiuose. Absoliutinimas sutinkamas naudojant žodžius – visada, niekada, visi ir t.t.

Na ir siūlyčiau nepriminti senų temų, kurios jau neaktualios. T.y. tai, kas nutiko gero ar nesėkmingo praeityje, kalbantis su darbuotoju čia ir dabar neturėtų būti priminta, kaip senas priekaištas arba absoliuti sėkmė.

Pokalbiai su darbuotojais nėra tik apie nuolatinius pasiekimus ar gražios ateities vaizdavimą, tai yra apie realybės suvokimą, pagrindą, ant kurio stovime organizacijoje. Kiekvieno darbuotojo pagrindą organizacijoje sudaro jo atliekami darbai ir santykiai su kolegomis, klientais ar kitais aplinkiniais.

Jeigu vadovas nesidalins grįžtamuoju ryšiu – darbuotojas nesupras, koks elgesys yra skatinamas, o koks – nederantis su organizacijos vertybėmis. Man labiausiai patinka atiduoti grįžtamąjį ryšį siejant jį su konkrečia situacija. Pvz. „Ieva, į paskutinius kelis komandos susitikimus tu atėjai nepasiruošusi pagal sutartą planą.

Kai tu ateini nepasiruošusi, tau užtrunka ilgiau paaiškinti pasiekimus, nesimato darbų dinamikos, o ir kiti tavo kolegos manęs jau klausia, ar ir jiems taip galima. Ar yra kokių nors kliūčių dėl kurių tau nepavyksta pasiruošti? Kaip aš tau galėčiau padėti?“

Šis pavyzdys sako, kad vadovas konstatuoja faktą, įvardina konkrečią situaciją bei pateikia koks tokio elgesio poveikis – komanda tai taip pat pastebi. Atiduodamas grįžtamąjį ryšį, vadovas šiuo atveju bando suprasti, kas, konkrečiai, nulemia tokia elgesį ir ar jis galėtų kaip nors padėti.

Tad net ir įvardijus darbuotojo netobulą elgesį darbo aplinkoje ar pasiekimuose, vadovas gali išlikti rūpestingas ir padedantis. To pilnai pakanka, kad formuotųsi pasitikėjimas, saugumas ir atvirumas.

Kartais nutinka ir taip, kad po kelių prašymų ir grįžtamųjų ryšių niekas nesikeičia, tuomet vadovas galėtų pasitelkti klausimus, susijusius su darbuotojo motyvacijos atskleidimu. Gal, visgi, darbuotojas jaučiais išaugęs poziciją, o gal neranda prasmės?

Pastebiu, kad organizacijos periodiškai organizuoja mokymus vadovams ir atskirai darbuotojams apie pokalbių svarbą, naudą ir prasmę. Man atrodo, kad šią informaciją naudinga prisiminti periodiškai. Matyt, priklausomai nuo patirties priklauso – kaip dažnai.

Tačiau net ir pačiu kiečiausiu vadovu save laikančiam kolegai, rekomenduočiau bent kartą per 3 metus atšviežinti žinias, pasidalinti savo patirtimi su kitais bei išgirsti ir gebėti priimti kitų patirtis. Tai taip pat auginantis patyrimas.

Skausmingiausia klaida būtų, jeigu darbuotojai nematytų tokių pokalbių prasmės ir ateitų į tuos pokalbius „atsėdėti“. Na ir dar – jeigu darbuotojai bijotų tokių susitikimų su savo lyderiais.

Norint išvengti pirmosios klaidos, rekomenduočiau vadovams atkreipti dėmesį į kelis momentus: kas daugiau kalba – jūs ar darbuotojas? Pokalbis apie darbuotojo pasiekimus, tad vadovo misija – užduoti klausimus ir suteikti erdvės darbuotojui atsiskleisti.

Svarbu atkreipti dėmesį, kas vyksta po tokio pokalbio, ar abi pusės vienodai įsipareigojusiai vykdo susitarimus. Jeigu vadovas nebus atsakingas atlikdamas savo įsipareigojimus, o tik reikalaus iš darbuotojo – pasitikėjimo vienas kitu dar teks palaukti, ir tikėtina, kad pokalbis bus labiau suprantamas kaip atsiskaitymas vadovui.

Antroji klaida pasimato, jeigu vadovas primena nuoskaudas arba kaip nors „baudžia“ darbuotoją už nesėkmes. Tokiu atveju, tikėtina, kad darbuotojas vengs susitikimų ir bandys jų visais įmanomais būdais neturėti. Kartais net ir susirgdamas.

Visi, kaip asmenybės, esame skirtingi, tačiau jeigu dirbame vienoje organizacijoje – turime ir kažką bendro. Gal tai vertybės, gal požiūris į darbą, bendras tikslas, o gal dar kas nors.

Pokalbio metu kviečiu vadovus nuoširdžiai domėtis savo žmonėmis, juos pažinti, suprasti, kas jiems patinka, kaip mes juos galime įgalinti ir tinkamai nukreipti. Tik per savo komandos narių pažinimą suprasime, kam iš jų reikia laiko pvz. apsvarstyti grįžtamąjį ryšį, o kas gali iškart pasisakyti, kam patinka viešas pripažinimas, o kas kuklinasi ir jausis laimingiausias, kai tai bus pasakoma privačiai.

Kartais tai skamba kaip smulkmenos, tačiau tikroji lyderystė ir susideda iš smulkmenų bei skiriamo laiko pažinti savo komandas ir adaptuoti savo, kaip vadovo, elgesį.

Klausimas abipusiai svarbus ir ko tikėtis vadovui, kuris ves pirmuosius pokalbius. Man norisi sugrįžti prie to kad pokalbiai su darbuotojais idealiu atveju turėtų vykti dažniau nei kartą per metus. Su tuo dažnumu praktikuojamės ir galime koreguoti susitikimų dienotvarkę, temas ar jų eiliškumą.

Tad jeigu vadovui ar darbuotojui tokio tipo pokalbis bus pirmasis, kviečiu prisiminti, kad tai nėra vienkartinis įvykis , o nuolatinis procesas, kuriame abi bendradarbiavimą ir rezultatą. Tad linkiu į šiuos pokalbius eiti atviromis širdimis ir vediniems smalsumo. Žinoma, prieš tai pasiruošus ir atsakius į aukščiau paminėtus klausimus.