Siekdamos kontroliuoti viduje vykstančias operacijas didelės organizacijos neretai naudoja visas apjungiančias verslo valdymo sistemas, kurių įsidiegimas tampa iššūkiu įmonėms-naujokėms.
Praėjusiais metais Baltijos šalių „Statoil Fuel & Retail Lubricants“ įmonės tapo didžiausios pasaulyje tepalų gamintojos „FUCHS Group“ įmonių grupės dalimi.
Pritaikė valdymo sistemą
Vienas iš uždavinių, kurį turėjo įgyvendinti pusšimtyje pasaulio šalių veikianti Vokietijos gigantė – pritaikyti naujai įsigytiems padaliniams tą pačią išteklių apskaitos ir valdymo sistemą SAP.
Įdiegti sistemą Baltijos šalyse padėjo IT paslaugas teikiančios įmonės „Alna Business Solutions“ ekspertai. Diegimas, kurį atliko specialistų komanda, truko apie pusę metų.
„Naujos valdymo sistemos prireikė pasikeitus mūsų įmonės akcininkui – tapus „FUCHS“ įmonių grupės dalimi. „FUCHS Lubricants“ visiems padaliniams naudoja verslo valdymo ir apskaitos sistemą SAP, todėl Baltijos šalių įmonės turėjo pereiti prie naujovės. Sprendimas šioje vietoje nebuvo analizuojamas,“ – teigė Vidas Gečys, Baltijos šalių „FUCHS Lubricants“ įmonių vadovas.
SAP ERP (angl. enterprise resource planning) – viena didžiausių pasaulyje verslo valdymo sistemų, apimanti visą įmonės išteklių valdymo spektrą: planavimą, operacijas, analitiką. Tai globali, didelių įmonių naudojama programinė įranga, skirta numatyti, paskirstyti ir apskaičiuoti resursus.
SAP suteikia įvairius analitinius įrankius, sujungia buhalterines duomenų bazes. SAP integruotas personalo ir klientų ryšių valdymas, logistika, gamyba, turto bei dokumentų valdymas, darbų eiga ir kitos veiklos funkcijos.
„SAP leidžia generuoti pardavimus ir sąskaitas faktūras, valdyti verslo procesą: sistemoje galime matyti duomenis apie likučius sandėliuose, pardavimus, pirkimus, kontroliuoti klientų atsiskaitymus, sujungę sistemą su įmones aptarnaujančiais bankais vykdyti mokėjimus tiekėjams, įvairiais pjūviais ruošti veiklos ataskaitas, – pasakojo V. Gečys. – Įdiegtas SAP funkcionalumas nėra sudėtingas naudotojui.
Tai yra patikima, teisės aktų reikalavimus atitinkanti sistema.
SAP suteikia didelę įrankių įvairovę, detalių ataskaitų pagalba leidžia stebėti, analizuoti verslą, o tai yra labai svarbu norint greitai reaguoti į rinkos pokyčius ir tokiu būdu būti lanksčiais, šiuolaikiniais ir moderniais tepalų rinkos dalyviais. Be panašios sistemos didelė įmonė vargiai galėtų funkcionuoti.
Artimiausiu metu SAP‘e planuojame įdiegti santykių su klientais valdymo modulį CRM (Customer Relationship Management).“
Pritaikoma individualiai
Pasak „FUCHS Lubricants“ vadovo, SAP sistema kiekvienai šaliai pritaikoma remiantis esama teisine buhalterinės apskaitos baze. Kadangi SAP vienu metu buvo diegiama trijose Baltijos šalių įmonėse, kiekvienai valstybei buvo taikomas individualus sistemos nustatymų rinkinys.
Sistemos įdiegimui buvo rengiamasi atsižvelgiant į vietinius reikalavimus bei nuostatus, nepaisant to, kad „FUCHS“ veikla Baltijos šalyse skiriasi nežymiai.
Tam, kad sistemos diegimo procesas būtų suvaldytas tarptautiniu mastu, reikalingi vietiniai partneriai, galintys dalyvauti projekte ir užtikrinti sistemos įdiegimą pagal nustatytas taisykles. Kadangi SAP sistemą paprastai naudoja didelius duomenų kiekius apdorojančios tarptautinės korporacijos, atsiranda organizaciniai iššūkiai.
„Atlikome analizės, diegimo ir pritaikymo darbus. Konfigūravome veiklos procesus sistemoje, perkėlėme duomenis, apmokėme visų trijų Baltijos šalių naudotojus. Projekto įgyvendinimas visose trijose šalyse truko pusę metų“, – teigė „Alna Business Solutions“ (ABS) direktorius Darius Bužinskas.
Sėkmės istorija
SAP sistemos įdiegimą ABS vadina viena iš savo sėkmės istorijų: dirbti su nauja sistema būtinai reikėjo pradėti liepos mėnesį. Šį didelės apimties projektą pavyko įgyvendinti sklandžiai ir laiku.
IT paslaugų įmonės „Alna Business Solutions“ darbuotojai šiame projekte dalyvavo kaip SAP konsultantai Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje, o konsultacinė įmonė „BDO auditas ir apskaita“ padėjo pritaikyti sistemą pagal vietinius apskaitos reikalavimus.
SAP diegėjai yra „FUCHS PETROLUBE SE EuroSAP“ ekspertai. Projekte taip pat dalyvavo įmonių „FUCHS OIL CORPORATION (PL)“ bei „S&T Services Polska“ specialistai.
