Planuoti laiką patartina tiems, kurie skundžiasi nieko nespėjantys ar jaučiantys įtampą. Svarbu žinoti paprasčiausius principus, kaip tai padaryti.
Bet kai kuriems žmonėms laiko planavimas atrodo nereikalingas, nes jie teisinasi neturintys tiek darbų, kad juos reikėtų iš anksto suplanuoti. Be to, pareigingumas ir kruopštumas taip pat suteikia galimybę neplanuoti veiklos, jeigu ji tapusi rutina.
„Pažįstu brandaus amžiaus įstaigos vadovę, kuri niekada neužsirašinėjo atliekamų darbų į lapelį ar kalendorių, bet viską laikė galvoje. Moteris patikino, jog viską atsimena.
Puiku, kad kai kurie žmonės moka planuoti galvoje, bet kitiems patarčiau užsirašinėti, ką turite veikti, kad nekartotumėte: „Oi, pamiršau. Teisingai, juk tarėmės.“
Toks užmaršumas atima daug energijos“, – patikino laiko planavimo mokytoju save vadinantis Saulius Bagdonas (33 m.).
Jeigu vis pamirštate, kad turėjote ką nors padaryti, arba dukart per dieną tenka vykti pro tą pačią vietą dėl to, kad nesuplanavote iš anksto visko atlikti, prarandate nemažai energijos ir laiko.
Pasižymėkite užrašų knygelėje, kalendoriuje, ką turite tądien nuveikti, arba tegul išmanusis telefonas jus įspėja nors prieš valandą priminimais.
Taip išsiugdysite įprotį planuoti laiką ir pažabosite užmaršumą, sutaupysite energijos.
Jeigu po kelių dienų ar savaitės turite susitikti su kokiu nors žmogumi, geriausia būtų, kad jį įtrauktumėte į savo laiko planavimą, tai yra persiųstumėte elektroninį laišką-priminimą, telefono žinutę ar susietumėte su automatiniu „Google“ kalendoriaus priminimu.
Juk ne visi, kurie su mumis susitaria, tvarkingai planuoja laiką, kiti tiesiog pamiršta susitarimą. Nors tokių nesusipratimų pasitaiko nedažnai, jie irgi eikvoja jūsų energiją, suryja laiko.
Lektoriui S.Bagdonui planuoti laiką padeda popierinis kalendorius, kuriame jis pasižymi darbus.
„Į jį žvilgtelėjęs labiau susitelkiu į darbus, be to, matau visą savo savaitę. Jaučiuosi atsipalaidavęs, kai popieriuje regiu išdėstytą dienotvarkę ir žinau, kiek kam laiko skirsiu.
Kitiems patariu rasti savą laiko planavimo sistemą, nebijoti išbandyti vienokios ar kitokios telefono programėlės ar įsigyti kalendorių. Jeigu kalendorius nepatiks, išmesite praėjus kiek laiko, bet rasite kitą sistemą“, – imtis pokyčių padrąsino pašnekovas.
Jeigu net kartą per mėnesį dėl prasto laiko planavimo praleisite susitikimą, dėl to nemenkai galite nukentėti.
Juk gali būti, kad dėl susitikimo turėjote važiuoti pusvalandį, bet jis neįvyko. Juk be reikalo skyrėte laiko, ištaškėte savo energiją.
Kuo galėtų pagelbėti laiko planavimas, pajusite iš karto pradėję tai daryti.
Pirma, taupote savo jėgas, nes nedarote tų darbų, kurių jums nereikia daryti. Jeigu sistemingai planuojate laiką, susirašote visus darbus, pamatote, kad kai kurie tų darbų – ne tokie svarbūs ar nebūtini.
Antra, planuodami darbus turėsite daugiau laisvo laiko ir jį galėsite praleisti kokybiškai. Jeigu žinote, kad dabar – laikas šeimai, būsite tik su artimaisiais, nes svarbius dienos darbus jau atlikote.
„Svarbiausia, kad planuodami laiką išsivaduosite nuo įtampos. Nors kiti sako, kad jiems laiko planavimas kelia stresą, atsakyčiau, kad taip negali būti.
Mat jei teisingai planuojate, dirbsite, sutelksite savo energiją ir nepatirsite streso“, – tikino S.Bagdonas.
Trečia, planuojant laiką lengviau pasiekti tikslą.
„Dažniausiai juk nutinka taip – jeigu žmogus nieko nedaro tikslingai, nieko ir nepadaro. Jis ko nors naiviai tikisi – mintyse surezga tikslą, bet jei nepasižymi kalendoriuje ir nesutelkia į tai savo jėgų, nelabai pasiseka įgyvendinti“, – priminė lektorius.
Neretai kiekvienas turime darbo vadovą, kuris mus spaudžia atlikti darbus ir pasiekti tam tikrus tikslus. Bet jeigu norime savo gyvenimo pokyčių ir nesugebame savęs paspausti, dažniausiai tie pokyčiai neįvyksta.
„Jeigu nesi pats sau viršininkas ir neplanuoji laiko, iškyla problemų siekiant tikslų.
Jeigu neturi vadovo, kolegų ar klientų, taip pat gali ir užstrigti tikėdamasis permainų“, – įsitikinęs S.Bagdonas.
Planuoti tolimus įvykius taip pat reikėtų, nors jiems reikšmės gali turėti įvairios nenumatytos situacijos. Ne veltui sakoma: jei turi mintį, turi ir rezultatą. Kam skirsite dėmesio, tai ir nutiks.
Todėl turėtumėte planuoti ir svarbius gyvenimo įvykius – vestuves, krikštynas. Bet jeigu per toli suplanuosite, gali nieko neįvykti, nes neretai vestuvės gali būti atšaukiamos dėl ligos, išsiskyrimo, mirties. Tačiau tokie atvejai retenybė, be to, tai – gyvenimo situacija, nuo kurios nemanoma pabėgti.
Kitas situacijas galima valdyti, nors keičiasi žmonės, darbai. Tačiau turėtume matyti, ką galime keisti.
„Elementarus laiko planavimas suteikia suvokimą, kur ir kada turėtumėte tuo metu būti, ką padaryti. Jeigu pasikeičia situacija, tarkime, kas nors gali vėluoti, reaguokite ramiai.
Normalu, jeigu užsirašėte pas kirpėją, o jis pranešė, kad ateitumėte pusvalandžiu vėliau, nes prieš tai vėlavo klientė.
Į tai reaguoji – gali ateiti vėliau pusvalandį arba negali. Be to, rekomenduojama nesuplanuoti visos dienos, o suplanuoti ne daugiau nei 70 procentų laiko“, – patarė S.Bagdonas.
Net jeigu planuojate tik darbo laiką, taip pat planuokite 70 procentų kitą dalį palikdami netikėtiems įvykiams.
Juk lieka tikimybė, kad galite ilgiau užtrukti atlikdami kokią nors užduotį arba gali kilti kliūčių dėl kitų ir jūsų vėlavimo.
Jau vien tai, kad užsirašysite, kur nueiti, kam paskambinti ar kam nunešti kokį daiktą, jums padės susitelkti. Po to atsiras įgūdžiai, nes įsitikinsite, kiek užtrunka atlikti užduotį, kai esate energingiausi.
Juk vieniems geriausiai sunkiausius darbus sekasi atlikti rytą, kai reikia daugiausia dėmesio, tad vakarop geriau planuoti susitikimus. Tačiau būtų tiesiog puiku, jeigu žinotumėte, dėl ko planuojate laiką, kokių turite tikslų.
Asmeninio augimo trenere pasivadinusi Milda Sabienė (41 m.) įsitikinusi, kad tikslingai planuojant laiką galima įgyvendinti darbo projektus, norus ir svajones.
„Jeigu nėra tikslo, laiko planavimas užtikrina tik sukimąsi ir punktualumą. O kas iš to?“ – iškelti sau tikslus patarė lektorė.
Dienotvarkę sudarome dėl to, kad laiką skirtume prasmingai veiklai. Ir prasidėjus naujiems metams svarbu užsibrėžti tikslų, turėti svajonių.
M.Sabienė tai daro bene dešimtį metų – kas sausį pasvajoja, ko norėtų pasiekti ir ką svarbaus nuveikti.
„Tuomet labai aiškiai susidėlioja dalykai, kuriems teiksiu pirmenybę. Taip pat išryškėja svarbiausi darbai. Tai mane apsaugo nuo to, kad nepasiklysčiau smulkmenose. Yra nedidelių siekių, bet kryptingai dirbu dėl dviejų ar trijų metinių tikslų. Jie man prieš akis, tad žinau, kad per savaitę turiu padaryti du ar tris darbus dėl svarbiausių tikslų“, – tvirtino M.Sabienė.
Pernai M.Sabienė buvo užsibrėžusi išleisti Šeimos kalendorių, kuris palengvintų šeimoms planuoti laiką.
Tokio kalendoriaus ji norėjo pirmiausia dėl savo šeimos poreikių. Susitelkus į šį tikslą buitį palengvinantis leidinys buvo išleistas.
„Iš savo patirties pastebėjau, jog tam tikrais momentais pradėjau painiotis, kokiomis dienomis dukterys eina į būrelius, kada atostogos, kada išvykos.
Kai pradėjo strigti šeimos reikalų derinimas, o dar tokiomis problemomis pasidalijo draugės, nutariau imtis kalendoriaus“, – pasakojo lektorė. M.Sabienė būsimą kalendorių nusibraižė popieriuje, kiekvieną dieną jį pildė pastabomis, po to užsibrėžė datą, kada norėtų, kad kalendorius išvystų dienos šviesą.
Lektorė savo sumanymą išdalijo į kelis etapus, kuriems skyrė nemažai dėmesio, tai yra sumanymą aptarė su dailininkais, maketuotojais, leidėjais. Tas projektas buvo įgyvendintas tikslingai suplanavus laiką ir darbus.
Bet ar žmogui patogu gyventi, jeigu užduotis visada turi atlikti laiku ir diena atrodo tarsi suspausta?
M.Sabienė patarė dienotvarkėje palikti vietos lyriniams nukrypimams. Jeigu lektorė turi susitikimą, būtinai jam dienotvarkėje numato kiek daugiau laiko, jei kartais jis užsitęstų.
Į papildomą laiką ji įskaičiuoja nuvykimą ir parvykimą. Tad taip planuodami greičiausiai niekada nevėluosite į susitikimus.
„Lygiai taip pat planuoju, kiek laiko skiriu pusryčiams, pietums ar vakarienei“, – netikėtai pridūrė asmeninio augimo trenerė. Paliekant laiko atsargai nekyla įtampos. M.Sabienė turbūt nebemokėtų kitaip gyventi.
„Kai supratau naudą, pastebėjau, kaip atmetu darbus, kurių prisiimu per daug, nes nuo to būdavau pervargusi“, – tai, ką davė laiko planavimas, nurodė lektorė.
Pradėjusi rašytis darbus ir buitinius reikalus moteris pastebėjo savijautos pagerėjimą, nes suprato, kiek reikia laiko miegui, kad jaustųsi pailsėjusi.
Ji įsitikino, kiek darbų gali nuveikti per dieną ir išlikti nenuvargusi.
Be to, lektorė pastebėjo, kiek laiko reikia skirti tam tikram darbui, – kad neužsibrėžtų netinkamų terminų jiems atlikti. Tuomet galima išvengti pervargimo.
Nors darbo dienos vienaip ar kitaip būna suplanuotos, savaitgalio irgi nepatartina leisti, kaip susiklosto.
Juk įprastai poilsio dienomis tvarkome namus, perkame maisto, žiūrime televizorių ar pasikviečiame svečių. Laikui bėgant tai tampa rutina, kuri ima varginti.
„Savaitgalį rutinos – pietų ruošimo ar tvarkymosi – neišvengsime, bet jeigu yra daugiau pasiūlymų, ką visiems drauge nuveikti, susėskite ir suplanuokite.
Mūsų šeimoje tapo įprasta, kad kiekvienas pasakome, ką planuojame veikti savaitgalį, ir tuomet susideriname. Per poilsio dieną sugebame nuveikti tai, kas visiems būtų smagu, ir bendrai praleidžiama laiką“, – patarė M.Sabienė.
Tie, kurie neplanuoja laiko, dažnai pasiguodžia: „Sukuosi, tvarkausi, bet rezultato nematyti. Nežinau, kur pradingsta laikas.“
Vadinasi, toks žmogus neturi tikslo. Gali būti, kad jis pervargęs ir nebeturi jėgų padaryti darbo iki galo. Arba nemato prasmės nieko daryti.
„Būtų gerai, kad para būtų ilgesnė nei 24 valandos“, – neretai guodžiasi veiklūs žmonės. Tačiau M.Sabienė pripažino, kad ji irgi labai norėtų, kad para prasitęstų, o savaitė turėtų daugiau dienų.
„Matau daug galimybių ir turiu noro daug kur dalyvauti“, – juokdamasi tikino lektorė. Tačiau ji atsirenka, kas svarbiausia.
Jeigu žmogus bando aprėpti per daug veiklos ir įvairių reikalų, vadinasi, jis tai daro ne sau, o savo dėmesį ištaško kitiems.
Todėl reikėtų nuspręsti, kam skirti pirmenybę, kas teikia daugiausia naudos ir prasmės.
„Svarbiausia viską planuoti ir daryti be fanatizmo“, – tikino asmeninio augimo trenerė.
