JAV atliktų tyrimų duomenimis, statistinis darbuotojas per mėnesį dalyvauja vidutiniškai 62 susitikimuose, kurių pusė laiko visiškai nenaudingas. Vadinasi, iššvaistoma vidutiniškai 31 val. per mėnesį – beveik visa darbo savaitė.
Dauguma apklaustųjų susitikimuose dirba kitus darbus, svajoja arba iš viso juos praleidžia. Vos mažiau nei pusė respondentų teigė, kad jaučiasi išsunkti dėl per didelio susitikimų ir susirinkimų skaičiaus bei skundėsi, kad tai yra didžiausias laiko švaistymas darbe. Per metus JAV verslininkams neproduktyvūs susitikimai kainuoja apie 37 mlrd. JAV dolerių.
Taigi kitą sykį, kai norėsite kviesti darbuotojus į susirinkimą, pagalvokite, ar negalite problemos išspręsti laišku, telefonu arba video skambučiu. Gyvename apsupti technologijų, kurios buvo sukurtos tam, kad galėtume dirbti greičiau ir padaryti daugiau – metas pradėti jas iš tiesų naudoti pagal paskirtį. Jei visgi manote, kad be susitikimo niekaip neišspręsite problemos, žemiau rasite keletą patarimų, kad susirinkimas būtų kiek įmanoma produktyvesnis ir neštų kuo didesnę naudą.
Prieš susitikimą
Bet kokio susirinkimo ar susitikimo organizavimą reikėtų pradėti nuo klausimų: kodėl, su kuo, kada, kur ir kaip. Atrodo elementaru, tačiau teisingai atsakius sau į šiuos klausimus, galima sutaupyti daug brangaus įmonės laiko.
Kodėl? Dažnai pamirštama, kad bet koks surinkimas turi turėti aiškų tikslą. Geras pavyzdys – įmonės, kuriose kas savaitę vyksta visų darbuotojų arba atskirų skyrių susitikimai. Kartais vienintelė priežastis juos organizuoti – įprotis arba „kad visi pamatytų vieni kitus“. Verta apsvarstyti, ar tokių susirinkimų metu pasiekiami konkretūs tikslai, ir paskaičiuoti, ar tai suteikia tiek naudos, kiek įmonei kainuoja viena visų darbuotojų valanda.
Produktyvūs susirinkimai neturėtų virsti idėjų generavimo sesijomis. Užuot pasakę susirinkimo tikslą jo pradžioje, pristatykite jį dalyviams iš anksto, laiške glaustai pateikdami reikalingą informaciją ir paprašykite ateiti jau pasiruošus. Tuomet susitikimo metu teliks pristatyti idėjas, jas aptarti ir susitarti dėl tolesnių veiksmų.
Su kuo? Labai dažnai surinkimuose dalyvauja žmonės, pakviesti tik tam, kad žinotų, kas vyksta. Neretai tokie žmonės ne tik nepadeda, bet ir trukdo komandos darbui. Jei kviečiamas darbuotojas susirinkime neturės jokių atsakomybių, nėra reikalingas sprendimams priimti ir nežadate jam priskirti jokios užduoties, pataupykite visų laiką po susirinkimo nusiųsdami protokolą.
Kada? Susitikimų planavimo paslaugos „When Is Good“ kūrėjai išanalizavo savo turimus duomenis ir priėjo išvadą, kad tinkamiausias laikas susirinkimams yra antradieniais 15 val. Žinoma, nereguliarius susirinkimus kiekvieną kartą tenka derinti, tačiau naudojantis tokiomis paslaugomis, kaip Whenisgood.net arba Doodle.com, tai padaryti lengva ir patogu, nepriklausomai nuo dalyvių skaičiaus.
Jei susirinkimai organizuojami reguliariai, neverta jų daryti iš pat ryto. Gali atrodyti, kad tai veikia kaip gera drausminamoji priemonė, tačiau tuomet vėlavimai yra beveik garantuoti, o dalyviai apsnūdę – tai trukdo greitai ir efektyviai aptarti reikalus.
Kiek paprastai trunka jūsų susirinkimai? Įprasta planuoti pusvalandžio arba valandos trukmės susirinkimus, tačiau verta išmėginti ir trumpus susibėgimus, pavyzdžiui, dešimties minučių. Tiesa, kad dešimt minučių nevirstų valanda, reikia drausmės ir gero pasiruošimo, todėl ir organizatorius, ir dalyviai būna labiau pasitempę, greičiau reaguoja, glaustai dėlioja mintis. Beje, žinodami, kad susirinkimas bus ypač trumpas, dalyviai linkę mažiau vėluoti.
Kur ir kaip? Neretai įmonės arba skyriaus susirinkimą stengiamasi padaryti malonesnį, parūpinant maisto ir gėrimų. Jei jaučiate, kad tai blaško dėmesį, nebijokite šių malonumų atsisakyti. Maža to, kai kada rekomenduojama iš susirinkimų kambario pašalinti ne tik maistą, bet ir kėdes – stovėdami dalyviai geriau susikaupia, o fizinis diskomfortas savaime skatina reikalus aptarti kuo greičiau. Ir, priešingai nei gali pasirodyti, tai nekelia neigiamų emocijų – visiems patinka, kai problemos išsisprendžia greitai.
Susirinkimo metu
Venkite trukdžių. Tinkamas laikas ir geras planavimas nueis šuniui ant uodegos, jei nebus užtikrinama, kad niekas nevėluotų. Verta skatinti tuos, kurie ateina pirmieji, arba susitarti dėl pasekmių. Pavyzdžiui, paskutinis atėjęs protokoluoja susirinkimą. Taip pat verta atkreipti dėmesį, kad technologijos gali ne tik padėti, bet ir blaškyti. Paprašykite, kad dalyviai ateitų be kompiuterių ir telefonų, jei tik jie nėra būtini susirinkimo tikslui. Tuomet niekas nedirbs dviejų darbų vienu metu. Paprašykite dalyvių vietoje technikos atsinešti užrašų knygelę ir žymėtis svarbias susitikimo detales ar kylančias mintis, taip geriau bus įsisavinama informacija.
Nenukrypkite nuo temos. Susitikimo pradžioje įsitikinkite, ar visiems aiški prieš susitikimą siųsta medžiaga ir tikslas, kad nereikėtų vėliau visko pasakoti iš pradžių. Taip pat verta išsirinkti vieną žmogų, ne susitikimo organizatorių, kurio pareiga būtų užtikrinti, kad susirinkimo metu būtų nenukrypstama nuo temos.
Veskite protokolą. Patartina išsirinkti vieną žmogų, kuris protokoluos svarbiausius susirinkimo detales. Tam galima naudoti labai patogų nemokamą įrankį Minutes.io – paprasta tvarkingai suvesti informaciją ir labai lengva protokolą išsiųsti visiems suinteresuotiems asmenims. Drausmingai protokoluojant susirinkimus, šie dokumentai pravers analizuojant įmonės procesus, sekant progresą arba iškilus problemoms projekto eigoje. Protokolai padeda visiems vienodai matyti situaciją ir neleidžia nieko pamiršti.
Reziumuokite. Susitikimą užbaikite aiškiai įvardindami priimtus sprendimus: kokie darbai laukia, kas už juos atsakingi ir per kiek laiko užduotys turi būti atliktos. Tai taip pat turi būti įtraukta į protokolą, o pats dokumentas turėtų būti iš karto po susirinkimo išsiųstas visiems dalyviams.
