Tačiau tinkamai valdyti gautą informaciją – sunkus ir varginantis darbas, reikalaujantis laiko bei susikaupimo. „Laimės tai darydami dažniausiai nejaučiame, todėl ir delsiame atsakyti“, – aiškina konsultantė.
Kasdien į mūsų elektroninio pašto dėžutes „įkrenta“ daugybė laiškų, kuriuos matome ne tik savo kompiuterių, bet ir išmaniųjų telefonų ekranuose. Kiekvienos elektroninės žinutės atėjimas blaško mūsų dėmesį, nes gautą laišką norisi peržvelgti tuoj pat.
Jeigu elektroniniu paštu naudojamės chaotiškai, tai Windows programas perjunginėjame vidutiniškai 37 kartus per valandą. Tačiau jei elektroninio pašto tvarkymui paskiriame tam tikrą laiką, blaškymasis ir programų perjunginėjimas sumažėja iki 18 kartų per valandą. Jei elektroninį paštą tikrinsime griežtai nustatytu laiku, tai padės ne tik susitelkti darbui, bet ir rašantieji nesitikės gauti „žaibiškų“ atsakymų į kiekvieną elektroninį brūkštelėjimą.
Strategijos sumanytojos pagrindinis metodikos principas – elektroninį paštą tikrinti tik tam tikru iš anksto numatytu laiku. Tai padeda kovoti su šiandien ypač paplitusiu reiškiniu – per dideliu krūviu darbe bei iš to kylančia impulsyvia veikla. Amerikoje pripažinta konsultantė straipsnyje „Checking vs. Processing“ ragina mokytis drausminti save, kad nevaldomi elektroninio pašto žinučių srautai nepradėtų „lipti mums ant galvos“, neblaškytų, netrukdytų mūsų darbui, bet padėtų vaisingai tarpusavio komunikacijai.
Keletas patarimų, kuriais mus ragina naudotis J.Funt:
- Stenkitės kuo mažiau žvilgčioti į paryškintu šriftu pažymėtas naujas elektronines žinutes. Tai nelengva, bet tik taip išmoksite kontroliuoti savo dėmesį.
- Į peržvelgtus elektroninius laiškus atsakykite, persiųskite ar padarykite tai, kas būtina, ir tik tada atidarykite naujus laiškus. Šiam įgūdžiui reikia praktikos, bet vėliau suprasite, kad mokydamiesi nukreipti akis nuo paryškintu šriftu „rėkiančių“ žinučių, jūs išmokote valdyti informaciją, kurią gaunate elektroniniu paštu.
- Tarp elektroninio pašto patikrinimų labai svarbu išjungti visus ekrane iššokančius priminimus ar pranešimus apie naujas žinutes. Jeigu tenka tikrinti elektroninius laiškus tarp „patikrinimų“, pavyzdžiui, kai susirašinėjate su valdžios atstovais ar laukiate svarbios informacijos, tokiu atveju geriau sąmoningai atidaryti pašto langą ir pasitikrinti, ar nėra laiškelio iš to asmens, iš kurio jo laukiate, bet budėkite, kad nebūtumėte įtraukiami į naujų elektroninių žinučių jūrą. Kai kurie, kad nesinervintų, tiesiog kas valandą tikrina, ar neatėjo žinutė nuo konkretaus asmens (tikrinimas pagal pavardę), bet vengia peržiūrinėti naujas žinutes.
„Susiformuoti sveiką ir produktyvų elektroninio pašto valdymo įprotį reikia laiko, bet tai tikrai įmanoma, todėl verta pamėginti!“ – ragina J.Funt.
Autorė, siekia atskleisti kuo daugiau kompanijų potencialo, padeda komandoms žaboti impulsyvų elgesį, iš jo kylančią nevaisingą veiklą bei atkurti darbo našumą, kūrybiškumą, skatinant darbuotojų įsitraukimą. Šią Amerikoje pripažintą konsultantę bus galima išgirsti ir gruodžio 7–8 d. Vilniuje Pasaulinėje lyderystės konferencijoje, kur ji skaitys pranešimą „Paprastumo kultūra organizacijoje“.
