Testinių mokymų centro partneris ir asmeninio efektyvumo treneris Tomas Kaulinskas teigia, kad net ir aiškiai apibrėžtus tikslus turintis žmogus nepasieks nieko, jei kiekvieną dieną neatliks konkrečių darbų, padedančių įgyvendinti tikslus.
“Tačiau kiekvienam kasdien tenka atlikti nemažai užduočių, susijusių su mūsų kasdieniu darbu bei buitimi. Kaip visa tai spėti ir „nepaskęsti“ kasdienių darbų rutinoje? Sprendimas - kokybiškai planuojamas laikas”,- sako T. Kaulinskas.
Kam kasdien skiriamas laikas?
Anot asmeninio efekyvumo trenerio teigimu, prieš pradedant planuoti savo laiką, reikia aiškiai suprasti, kokioms veikloms ir kiek laiko skiriama šiandien. Taip pat - kiek laiko tenka nereikšmingiems darbams – darbams, kurie jūsų niekur neveda. Ar žinote, kiek laiko „suryja“ pokalbiai apie orą, rungtynes, kaimynus ar augintinius? O pasidomėjimas „kas naujo“ Facebook‘e?
“Dažnas save teisiname mintimi „aš tikrai galėčiau pasiekti daug daugiau, jei tik turėčiau daugiau laiko...“? Bet reikalas tas, kad visi turi lygiai 24 valandas per parą. Tačiau kodėl tuomet tarp žmonių toks didžiulis skirtumas? Todėl, kad vieni savo laiką skiria svarbiausioms, didžiausią vertę kuriančioms veikloms, tuo tarpu kiti savo laiką iššvaisto tuščiai”,- įsitikinęs T. Kaulinskas.
Pradėti vertėtų bent jau sau nusistatant, kuri dienos dalis yra produktyviausia, o kuri mažiausiai produktyvi? Ar produktyviausias dienos laikas skiriamas tikrai svarbiausiems, didžiausią vertę kuriantiems darbams? Juk vieniems pats darbingumas užklumpa apie 15 val. Kitas tuo metu jau būna „išsikvėpęs“, nes jo darbingiausias laikas - nuo 8 valandos ryto.
Kiekvienas galime manyti, jog tuščiai laiko nešvaistome. Tačiau ar tai tiesa, padėtų išsiaiškinti asmeninis laiko auditas. T. Kaulinskas patikina, kad tai paprasta, tereikia susidaryti elementarią lentelę ir nuoširdžiai ją pildyti.
Lentelėje labai svarbu fiksuoti absoliučiai visas veiklas, kurias atliekate per dieną ir kiek realiai jos trunka, nes tik tai leis pamatyti realių vaizdą.
Jei laikas bus fiksuojamas tik dalinai, tame jokios vertės nebus. Tai bus tas pats, kad išsiruošti į kelionę pasiėmus žemėlapį, kuris vietomis toks išblukęs, kad jame nieko nesimato.
Norint maksimaliai kokybiškai atlikti savo laiko auditą, reikės vienos savaitės - 5 darbo bei 2 savaitgalio dienų.
Iš pradžių gali sektis sunkiau, nes labai nesunku pamiršti užrašyti tokias „smulkmenas“, kaip rytinė kava, ar pokalbis su kolega susitikus koridoriuje ar mieste.
Gali būti, kad pirmoji savaitė bus su „baltomis dėmėmis“, tada vertėtų laiko auditą pakartoti, stengiantis surašyti absoliučiai viską, net ir laiką, praleistą kelionėje į darbą ar automobilių spūstyje.
Baigus pildyti lentelę reikia susumuoti, kiek laiko ir kam skirta. Labai aiškiai matytis, kiek laiko skiriama darbinei veiklai, o kiek - pelnytam ar ne visai, poilsiui.
Atlikus laiko auditą, vertėtų:
• Atsisakyti darbų, kurie nekuria visiškai jokios vertės, o tik „vagia“ jūsų laiką;
• Svarbiausias, daugiausia dėmesio ir koncentracijos reikalaujančias veiklas perkelti į tą dienos dalį, kuri jums yra produktyviausia;
• Sumažinti laiką, kuris tenka nereikšmingoms veikloms produktyviausiu metu - juk tos valandos yra pačios svarbiausios;
• Pasistengti iki minimumo sumažinti darbą ties keliomis užduotimis vienu metu. Didžiausias produktyvumas pasiekiamas tada, kai vienu metu atliekamas vienas darbas.
Kur dar „dingsta“ laikas?
T. Kaulinskas remdamasis asmenine patirtimi pateikia pagrindinius „povandeninius akmenis“, su kuriais kiekvienas galime susidurti kasdienėje veikloje.
Yra 8 pagrindiniai „spąstai“, kurių reikėtų ypač vengti:
1. Darbų atlikimas be išankstinio planavimo – labai dažna ir brangiai kainuojanti laiko ir veiklos planavimo klaida. Vienintelis kokybiškas planas – planas, kuris sudarytas raštu ant popieriaus, darbo knygoje, išmaniajame telefone arba kompiuteryje.
Kodėl žmonės nelinkę sudarinėti raštiško plano? Dažniausia to priežastis – plano sudarymas reikalauja laiko, kurio ir taip stipriai trūksta.
Bet reikia aiškiai suvokti tai, kad darbas neturint plano pareikalaus daug daugiau laiko, o išankstiniam plano sudarymui skirtas laikas bus kelis kartus mažesnis, nei veikiant chaotiškai.
Tiems, kurie niekada iki šiol neplanuodavo, rekomenduojama pradėti planuoti vieną dieną į priekį, t.y. iš vakaro sudarinėti ateinančios dienos planą.
Po kurio laiko, kai tai daryti pasidarys lengva ir įprasta, bus galime planuoti dvi dienas, po to tris, keturias ir t.t. Kokio laikotarpio planavimas yra geriausias – turi nuspręsti kiekvienas asmeniškai.
2. Prasta logistika – dar viena laiko planavimo klaida, pasireiškianti tuo, kad iš anksto neapgalvojama kaip būtų galima sugrupuoti kuo daugiau veiklų į „vieną paketą“, kuris pririštas prie konkrečios vietos ar žmogaus.
Dažna situacija – ryte su reikalais jūs vykstate į tam tikrą miesto dalį, sutvarkę reikalus jūs grįžtate atgal, o po pietų vėl važiuojate į tą pačią miesto dalį tik šį kartą jau su kitais reikalais. Jei būtumėte visus darbus, kuriuos reikėjo atlikti toje miesto dalyje, apgalvoję iš anksto ir sudėję į vieną „paketą“, būtumėte sutaupę gerą valandą laiko kelionėms.
3. Per didelis suplanuotų užduočių kiekis – viena iš dviejų didžiausių klaidų, su kuria susiduria visi laiką ir veiklas planuojantys žmonės.
Šioje situacijoje planuojant yra stipriai pervertinamos asmeninės galimybės ir dėl to dienos plane atsiranda du kartus daugiau darbų, nei iš tiesų būtų galima kokybiškai atlikti. Pavyzdžiui, 5-6 susitikimai per dieną. Tokį tempą atlaiko ne kiekvienas, tai yra, reikia labai aiškiai suvokti, ar tik paskutiniuose dviejose susitikimuose jūs būsite toks pat budrus ir kūrybingas?
4. Nepaliekama laisvo laiko rezervų, užpildoma kiekviena laisva minutė taip tikintis maksimaliai produktyviai išnaudoti dieną. Deja, tokiems norams išsipildyti nelemta. Beveik kiekvieną dieną tenka atlikti keletą netikėtų ir neplanuotų užduočių, o suplanuoti darbai kartais pareikalauja daugiau laiko nei mes norėjome. Kad ir kaip paradoksaliai skambėtų, bet būtina numatyti laiko nenumatytiems veiksmams.
5. Ilgi pokalbiai telefonu – dar viena pavojinga sritis. Pripažinkime - juk tik kelios pirmos pokalbio minutės būna apie reikalus, tuo tarpu visas kitas laikas praleidžiamas kalbant apie mažareikšmius dalykus, apie kuriuos galima pasikalbėti po darbo.
6. Kompiuteriniai žaidimai – laiko švaistymo priemonė, nuo kurios kenčia ne tik maži vaikai, bet ir didelė dalis suaugusių.
7. Ilgos kalbos su kolegomis be jokio tikslo. Taip, bendravimas – būtinybė ir vertybė, bet tik ne toks, kurio metu valandų valandas kalbama „apie orą“, o pabaigus tokį pokalbį sakoma: „Kiek daug aš turiu darbų ir kaip aš nieko nespėju...“.
Bet kuriam efektyviai dirbančiam žmogui plepiai, švaistantys savo ir aplinkinių laiką tuščiomis šnekomis, mažų mažiausiai kelia susierzinimą.
8. Neproduktyvūs ir nereikalingi susitikimai – veikla, kuri gali mums kainuoti kelias, o kartais ir keliolika valandų per savaitę. Visuomet gerai pagalvokite ar tikrai vieno ar kito klausimo sprendimas reikalauja gyvo susitikimo. Gal pakanka skambučio, o gal telekonferencijos, o gal net ir elektroninio laiško?
Jei susitikimas įvyko, būtinai turėkite jo dienotvarkę ir griežtai jos laikykitės. Tik tokiu būdu jūs galėsite produktyviai išnaudoti savo ir kitų susitikime esančių žmonių laiką.
Darbų reitingavimas
Žinoti kliūtis yra gerai, tačiau, anot Tęstinių mokymų centro lektoriaus T. Kaulinsko, mūsų gyvenimo tempai tokie, kad nei vienas aktyvus, ambicingas ir daug iš gyvenimo norintis pasiimti žmogus nespės atlikti visų savo darbų, kurių su kiekviena diena darosi vis daugiau ir daugiau.
“To, tiesa pasakius, daryti ir nereikia. Pakanka surasti svarbiausius 20 proc. iš visų turimų darbų ir juos atlikti maksimaliai kokybiškai, kad būtų pasiekti itin geri rezultatai visose gyvenimo srityse”,- primena T. Kaulinskas.
Jis primena dar 1897 metais italų ekonomisto Vilfredo Pareto pristatytą teoriją, kuri teigia, kad 20 proc. visų mūsų veiksmų sukuria mums 80 proc. vertės, o likę 80 proc. veiksmų suteikia tik 20 proc. vertės. Šis principas dabar visiems puikiai žinomas „Pareto principo“ pavadinimu.
“Įdomu tai, kad 80/20 principas veikia visose gyvenimo srityse. Nustatyta, kad 20 proc. prekių sugeneruoja 80 proc. Pelno. 20 proc. įmonės darbuotojų sukuria 80 proc. įmonės vertės. 20 proc. nusikaltėlių padaro 80 proc. visų nusikaltimų ir t.t. Žinoma, nereikia aklai prisirišti prie 20 proc. Ir 80 proc., nes paklaida tikrai būna, bet dažnai labai nedidelė”, - pasakoja T. Kaulinskas.
Jei kalbėsime apie darbus, principas 20/80 čia puikiai tinka. Todėl kiekvienas efektyvius žmogus nuolat ieško tų 20 proc. vertingiausių darbų. O nuolat skubantis ir nieko nespėjantis, dėl to suirzęs ir nepatenkintas rezultatais, dažniausiai susitelkia į 80 proc. darbų, kurie atneša tik 20 proc. naudos.
O kurie iš visų 100 proc. darbų yra tie 20 proc., kuriantys didžiausią vertę? Į šį klausimą tampa paprasta atsakyti tuomet, kai yra įvardinti aiškūs ilgalaikiai tikslai. Užtenka pasižiūrėjus į tuos tikslus savęs paklausti:
„Kokie iš mano šiandien turimų darbų, jei juos atliksiu, turės didžiausią įtaką mano ilgalaikių tikslų įgyvendinimui?“.
„Kokios man šiandien reikia informacijos, kad galėčiau siekti savo tikslų?“
„Kokių man šiandien reikia žmonių, kad padėtų man siekiant tikslų?“
Tam, kad taptų aiškiau, verta susirašyti visus darbus, kuriuos turite atlikti. Tai padarius, kiekvieną darbą reikia įvertinti pagal tai, ar jis gali turėti įtakos sėkmingai ateičiai, ar tai tik rutininė užduotis.
Jei tai - rutina, eikite prie kitos užduoties, jei tai tikrai svarbu – padėkite prie jo pliusą.
„Sureitingavus“ darbų sąrašą, į kitą lapą reikia perkelti tai, kas atrodo kaip svarbiausi 20 proc. turimų užduočių. Taip gaunami du sąrašai ir aiškiai matyti, kurie darbai - prioritetiniai, o kurie - menkaverčiai.
Planavimas
Turint darbų „reitingą“ darbo kalendoriuje ar kitokioje planavimo priemonėje savo darbo dieną verta paskirstyti taip, kad 80 proc. dienos laiko tektų tiems 20 proc. Užduočių. Likusį 20 proc. darbo dienos lieka skirti rutininėms veikloms, kurios nepateko į svarbiausių dvidešimtuką.
